Dépouiller les offres d’un marché numérique : la méthode, pièce par pièce

Un conseil départemental lance un marché pour remplacer le logiciel qui gère ses aides sociales : instruction des demandes, décisions, paiements, échanges avec les partenaires. À la date limite, six offres sont arrivées sur la plateforme, de 200 à 600 pages chacune, avec leurs annexes. L’équipe d’analyse dispose de trois semaines avant la commission. Le dépouillement des offres qui commence va produire cinq documents, et c’est par eux que ce récit avance.

Ce récit est un scénario type. Il réunit des situations courantes dans les marchés de logiciels publics ; il ne décrit pas une organisation réelle.

Pièce n° 1 : la grille, écrite avant l’ouverture

La grille d’analyse existait avant l’arrivée des offres. Le règlement de la consultation annonçait trois critères : la valeur technique (50 %), le prix (35 %) et les conditions de mise en œuvre et de réversibilité (15 %). Mais l’équipe avait surtout travaillé les sous-critères, avec une question simple pour chacun : « Qu’est-ce qui distinguerait une très bonne réponse d’une réponse moyenne ? »

Une échelle de notation commune avait été écrite pour chaque sous-critère, avec des descriptions de niveaux. C’est elle qui permettra plus tard d’expliquer pourquoi un candidat a obtenu 3 sur 5 et non 4. Notre comparatif des méthodes de grilles d’évaluation détaille les choix possibles.

Pièce n° 2 : le tableau de conformité

Avant toute notation, l’acheteuse vérifie que chaque offre est complète et conforme : pièces exigées présentes, bordereau de prix rempli sans modification, engagements obligatoires respectés. Deux surprises apparaissent. Un candidat a modifié une ligne du bordereau de prix en ajoutant une option non demandée. Un autre a omis le plan de reprise des données, pourtant exigé.

Le règlement de la consultation et le droit applicable permettent, dans ce type de procédure, de demander la régularisation d’une offre incomplète, à condition de ne pas en modifier les éléments substantiels. L’équipe pose la question par écrit aux deux candidats, avec un délai court et identique. Le premier corrige son bordereau ; le second transmet un plan de reprise, dont l’équipe vérifie qu’il ne change pas le prix ni la nature de l’offre. Les six offres restent en lice.

Pièce n° 3 : les fiches de notation, à quatre mains

Chaque sous-critère est noté par deux personnes, séparément : une responsable de l’instruction des aides et un chef de projet informatique pour les processus ; un développeur et l’acheteuse pour les interfaces ; un agent des services financiers pour les paiements. Chacun remplit une fiche par offre, avec, pour chaque note, la référence précise du passage qui la justifie (page, paragraphe, numéro d’annexe).

Une note sans référence au texte de l’offre est une opinion. Une note avec sa référence est une analyse.

La confrontation des notes, en réunion, fait apparaître des écarts sur un tiers des sous-critères. Ils viennent rarement d’un désaccord de fond. Le plus souvent, l’un des deux évaluateurs a trouvé dans une annexe une information que l’autre n’avait pas vue, ou a lu une phrase vague comme une promesse. La règle adoptée : quand l’offre est ambiguë, c’est la lecture la moins favorable qui l’emporte, et l’on note la question à poser.

Pièce n° 4 : les questions et les démonstrations

Les mémoires techniques se ressemblent : tous les candidats affirment couvrir les douze scénarios. Le cahier des charges avait prévu une démonstration sur scénarios imposés, notée au titre de la valeur technique. Chaque candidat dispose de trois heures pour dérouler, sur son logiciel, les mêmes cas : une demande d’aide incomplète, une révision de droits après un changement de situation, un paiement rejeté par la banque, un recours de l’usager.

Les démonstrations départagent nettement. Deux candidats traitent tous les cas avec leur produit standard. Deux autres recourent à des écrans « en cours de développement » pour la moitié des scénarios. Le cinquième montre un produit solide mais une ergonomie qui oblige à onze écrans pour une révision de droits. Le sixième ne parvient pas à simuler le rejet bancaire. Chaque démonstration fait l’objet d’un compte rendu signé par les évaluateurs présents, versé au dossier.

Une offre se distingue aussi par son prix, inférieur d’environ un tiers à la moyenne des autres. L’équipe demande au candidat, par écrit, de justifier le nombre de jours prévus pour la reprise des données et la formation. La réponse révèle que la reprise est chiffrée sur une hypothèse de données « propres et structurées », que le cahier des charges excluait explicitement. Les justifications sont jugées insuffisantes sur ce point ; la note de la mise en œuvre en tient compte.

Pièce n° 5 : le rapport d’analyse

Le rapport est écrit pour un lecteur extérieur : un membre de la commission qui n’a pas lu les offres, un contrôleur, un juge saisi d’un recours, un candidat évincé qui demande les motifs du rejet. Pour chaque offre, il reprend les notes, leur justification et les références au texte. Il rappelle la méthode : grille préalable, double notation, règle de lecture des ambiguïtés, questions posées à tous dans les mêmes termes.

Les deux candidats qui ont traité tous les scénarios arrivent en tête, à moins d’un point d’écart. Le prix fait la différence. La commission suit la proposition de l’équipe, et le rapport sert ensuite à rédiger les lettres de rejet, motivées, adressées aux cinq autres candidats. Aucun recours n’est formé ; si l’un l’avait été, le dossier contenait de quoi y répondre point par point.

Ce qu’il faut retenir

Le dépouillement se gagne en amont : une grille avec des sous-critères discriminants et une échelle décrite, des scénarios de démonstration imposés, une règle de traitement des ambiguïtés. Pendant l’analyse, la double notation et l’obligation de citer le texte de l’offre transforment des impressions en jugements défendables. Les questions aux candidats, posées par écrit et à égalité, éclairent sans négocier hors du cadre. Et le rapport, écrit pour quelqu’un qui n’a rien lu, est la meilleure assurance contre un recours.

Notre guide pour conduire un benchmark sans parti pris applique les mêmes principes en amont du marché. Notre expertise benchmark et appels d’offres accompagne les acheteurs publics dans la préparation des grilles et l’analyse des offres, et notre produit Gouvernance conserve la trace de chaque note et de son auteur.

Scénario type construit à partir de situations courantes ; il ne décrit pas une organisation réelle.

Questions fréquentes

Combien de personnes doivent analyser les offres ?

Au moins deux par critère, qui notent séparément avant de confronter leurs notes. Cela limite les biais individuels et oblige à justifier les écarts. Pour un logiciel métier, il faut associer des utilisateurs, un profil technique et l'acheteur, qui veille au respect des règles.

Peut-on poser des questions aux candidats pendant l'analyse ?

Oui, dans les limites prévues par le droit de la commande publique et le règlement de la consultation : demandes de précisions sur une offre, ou de régularisation lorsqu'elle est permise, sans modifier ses éléments substantiels et dans le respect de l'égalité entre candidats. Les mêmes questions doivent être posées à tous ceux qui sont dans la même situation.

Comment traiter une offre beaucoup moins chère que les autres ?

En demandant au candidat de justifier son prix, par écrit, avant toute décision. Une offre anormalement basse peut cacher une mauvaise compréhension du besoin, une sous-estimation des prestations ou un modèle qui se rattrapera sur les avenants. Si les justifications ne convainquent pas, le droit permet de l'écarter.