Coûts cachés des logiciels : ce que révèlent les audits
- Le prix de la licence est souvent minoritaire dans le coût complet sur la durée de vie
- Les audits publics pointent surtout l'intégration, les adaptations, la dépendance et la sortie
- Les licences payées et non utilisées sont un gisement fréquent et facile à mesurer
- Le coût complet se calcule avant l'achat, sur toute la durée de vie, sortie comprise
Combien coûte vraiment un logiciel ? La question paraît simple tant que l’on regarde le devis. Elle devient difficile quand on ajoute les adaptations, les interfaces avec les autres systèmes, la formation, les montées de version, le temps des équipes internes et, un jour, le coût d’en sortir. Les coûts cachés des logiciels ne sont pas cachés au sens strict : ils sont simplement absents des documents sur lesquels on décide.
Les rapports des institutions de contrôle sont l’une des rares sources publiques qui suivent des projets informatiques de bout en bout. Ils portent surtout sur des grands projets publics, ce qui limite leur portée, mais les mécanismes qu’ils décrivent se retrouvent dans des organisations de toutes tailles.
Ce que montrent les rapports de contrôle
En France, la Cour des comptes a consacré plusieurs rapports aux grands projets informatiques de l’État. Les plus connus portent sur des systèmes de paie, comme le logiciel de solde des militaires Louvois ou le projet d’Opérateur national de paye, abandonné en 2014 après plusieurs années de travaux. Au Royaume-Uni, le National Audit Office publie régulièrement des analyses sur les programmes numériques publics et a, à plusieurs reprises, pointé des difficultés de même nature.
Ces rapports ne visent pas à établir un coût moyen des logiciels. Leur intérêt est ailleurs : ils décrivent comment les coûts dérivent, et à quel moment personne ne les voit. Les causes qui reviennent sont presque toujours les mêmes.
| Source | Comment elle apparaît | Pourquoi elle est sous-estimée |
|---|---|---|
| Adaptations | Le logiciel standard est modifié pour reproduire les règles et les habitudes existantes | Chaque adaptation paraît petite ; leur somme rend les mises à jour coûteuses |
| Intégration | Interfaces avec la paie, la comptabilité, l’annuaire, les référentiels | Elles dépendent de systèmes tiers dont la qualité des données est mal connue |
| Reprise des données | Nettoyage, conversion, contrôle des données anciennes | On découvre leur état réel au moment de la reprise |
| Temps interne | Experts métier mobilisés pour spécifier, tester, former | Il ne figure pas au budget du projet |
| Licences inutilisées | Licences achetées en volume, comptes jamais ouverts ou abandonnés | Personne n’est chargé de rapprocher licences et usages |
| Dépendance et sortie | Hausse des tarifs à la reconduction, formats fermés, coût de migration | On ne chiffre pas la sortie au moment de l’entrée |
Trois mécanismes à comprendre
L’effet des adaptations sur la durée
Une adaptation coûte deux fois : quand on la construit, puis à chaque montée de version, qu’il faut retester et parfois réécrire. Les audits de projets de progiciels de gestion montrent régulièrement des organisations restées sur des versions anciennes, faute de pouvoir absorber le coût de mise à jour de leurs adaptations. Le logiciel vieillit alors plus vite que prévu.
La dépendance, coût différé
Le coût de sortie n’apparaît que lorsqu’on veut partir : export incomplet des données, formats propriétaires, absence de documentation, compétences concentrées chez le fournisseur. Il pèse aussi avant : un fournisseur qui sait le départ difficile a peu de raisons de modérer ses tarifs à la reconduction. Les autorités de concurrence européennes ont examiné ces pratiques dans le domaine de l’informatique en nuage, et le règlement européen sur les données (Data Act), applicable depuis septembre 2025, prévoit des obligations pour faciliter le changement de fournisseur de services de traitement de données.
Le temps interne, coût invisible
Les experts métier qui rédigent les règles, testent les versions et forment leurs collègues ne sont pas facturés. Leur absence pèse pourtant sur leur service d’origine. Quand ils ne sont pas disponibles, le projet ralentit et les prestataires facturent l’attente.
Le coût de sortie se paie deux fois : le jour où l’on part, et chaque année où l’on reste parce que partir coûte trop cher.
Calculer un coût complet : un cadre simple
Le coût complet, ou coût total de possession, n’exige pas un modèle financier sophistiqué. Il suffit de lister les postes sur toute la durée de vie prévue, cinq à huit ans le plus souvent, et de les estimer avec la même prudence que le prix d’achat.
| Phase | Postes à chiffrer |
|---|---|
| Avant la mise en service | Licences ou abonnement initial, paramétrage, adaptations, interfaces, reprise des données, tests, formation, temps des équipes internes, conduite du changement |
| Chaque année | Abonnement ou maintenance, hébergement, exploitation, support, sécurité, montées de version, retests des adaptations, formation des nouveaux arrivants |
| À la sortie | Export et conversion des données, double fonctionnement pendant la transition, reprise dans le nouvel outil, archivage des données à conserver |
Deux règles rendent l’exercice utile. Comparer les solutions sur le même coût complet, et non sur le prix affiché : une offre bon marché à l’entrée peut être la plus chère à la sortie. Et conserver l’estimation pour la comparer aux dépenses réelles chaque année : c’est le seul moyen de voir une dérive avant qu’elle devienne un sujet d’audit.
Pourquoi on les découvre si tard
Les rapports d’audit décrivent un enchaînement fréquent. Le projet est décidé sur un budget d’investissement, qui ne couvre que la mise en place. Les coûts récurrents tombent dans le budget de fonctionnement d’un autre service. Le temps des équipes internes n’est compté nulle part. Et le coût de sortie n’apparaît qu’au moment de changer, souvent des années plus tard, quand les décideurs initiaux sont partis. Personne ne voit l’ensemble, parce que l’ensemble n’est porté par personne.
La parade est organisationnelle autant que financière : désigner un responsable du coût complet de chaque logiciel important, qui suit à la fois l’investissement, le fonctionnement et les conditions de sortie.
Ce que les audits recommandent
Les recommandations des institutions de contrôle se recoupent. Calculer un coût complet sur la durée de vie avant de décider, et le mettre à jour à chaque étape. Limiter les adaptations et revoir les processus plutôt que plier le logiciel. Désigner un responsable de projet côté organisation, avec le temps nécessaire. Prévoir la réversibilité dans le contrat : export des données dans un format ouvert, documentation, assistance au transfert. Suivre les licences et les usages.
Le premier gisement, le plus rapide à mesurer, est presque toujours le même : les licences payées pour des comptes qui ne servent pas.
Limites de ces sources
Les rapports d’audit portent sur des projets publics de grande taille, souvent en difficulté : c’est la raison même de l’audit. Ils ne disent rien des projets qui se passent bien, et leurs constats ne se transposent pas tels quels à une PME qui achète un logiciel en ligne. Les études de cabinets qui proposent un coût moyen ou un pourcentage de dépassement typique reposent sur des méthodes rarement publiées ; elles sont à utiliser avec précaution.
Ce qui se transpose, ce sont les mécanismes. Une organisation de toute taille peut les vérifier dans ses propres contrats.
Liste de contrôle avant d’acheter
- Le coût complet est calculé sur toute la durée de vie, sortie comprise.
- Le temps des équipes internes est estimé et réservé.
- Les adaptations sont listées, justifiées et limitées.
- Le contrat prévoit l’export des données dans un format ouvert et documenté.
- Les conditions de reconduction et d’évolution des tarifs sont écrites.
- Un rapprochement licences et usages est prévu chaque année.
Ces points structurent l’expertise neutralité de DOSOBE, qui accompagne les acheteurs sans être liée à un éditeur. Le dossier sur l’achat numérique public les replace dans l’ensemble du cycle d’achat.
Sources
- Cour des comptes, rapports publics sur les systèmes d’information de l’État et sur les projets de paie (plusieurs années).
- National Audit Office (Royaume-Uni), rapports sur les programmes numériques publics.
- Règlement (UE) 2023/2854 sur les données (Data Act), applicable à partir du 12 septembre 2025.
Questions fréquentes
Qu'est-ce que le coût complet d'un logiciel ?
C'est l'ensemble des dépenses sur sa durée de vie : licences ou abonnements, mise en place, adaptations, intégration avec les autres systèmes, hébergement, exploitation, support, formation, temps des équipes internes, mises à niveau et coût de sortie.
Les logiciels libres n'ont-ils pas de coûts cachés ?
Si. L'absence de licence ne supprime pas les coûts d'intégration, d'exploitation, de support et de compétences. Leur avantage est ailleurs : la possibilité de changer de prestataire et l'accès au code, qui réduisent le coût de sortie.
Comment repérer les licences inutilisées ?
En rapprochant le nombre de licences payées du nombre d'utilisateurs actifs sur une période donnée, à partir des journaux de connexion. L'écart est souvent visible dès le premier rapprochement.