Systèmes d’archivage électronique : comparer pour le secteur public
Un système d'archivage électronique (SAE) n'est pas une GED dotée d'une durée de conservation. Les deux répondent à des logiques différentes, et les confondre est l'erreur la plus fréquente dans les projets de dématérialisation publics.
DOSOBE édite GedFlow, cité dans ce comparatif ; les mêmes critères s’appliquent à toutes les solutions.
Dans un projet de dématérialisation public, la question du système d’archivage électronique (SAE) arrive trop souvent en dernière position, après celle de la GED, du parapheur et du portail usager. C’est une erreur d’enchaînement. Si le SAE n’est pas prévu dès la conception, les documents s’accumulent dans la GED sans règle de versement, et l’établissement se retrouve quelques années plus tard avec des milliers de dossiers dont personne ne sait s’ils peuvent être éliminés ou s’ils doivent être conservés.
Ce qu’un SAE fait et ne fait pas
Un SAE garantit l’intégrité, la lisibilité et la traçabilité des documents dans la durée. Il ne remplace pas la GED ; il en est le prolongement. La GED gère les documents vivants, en cours d’utilisation. Le SAE prend en charge les documents dont l’utilité administrative est terminée mais dont la valeur probante ou historique justifie la conservation.
Techniquement, un SAE conforme à la norme NF Z42-013 (ou à son équivalent international ISO 14641) doit : garantir l’intégrité des objets numériques par empreintes cryptographiques, documenter la provenance et le contexte (métadonnées OAIS), permettre les versements et les communications structurés selon le standard SEDA, gérer les durées de conservation et les éliminations avec validation, et produire les documents de preuve nécessaires à une éventuelle contestation.
Un stockage longue durée n’est pas un SAE. Stocker des fichiers pendant dix ans sur un serveur ou dans un cloud sans gestion des métadonnées archivistiques, sans contrôle d’intégrité et sans tableau de gestion ne constitue pas un archivage électronique à valeur probante.
Six familles de solutions
Le marché se divise en six familles dont les périmètres et les logiques d’usage sont distincts.
1. Vitam est un logiciel libre développé par un programme interministériel français regroupant les Archives nationales, le Ministère des armées et le Ministère de l’Europe et des affaires étrangères. Il est accessible à toutes les administrations françaises, soit directement, soit à travers des offres de service construites sur sa base. Sa capacité de montée en charge est élevée.
2. As@lae, développé par la CDC Arkhineo (filiale de la Caisse des dépôts) en partenariat avec Libriciel, est un SAE accessible aux collectivités et établissements publics. Il s’intègre dans l’écosystème Libriciel (i-Parapheur, Pastell) et est proposé en mode hébergé.
3. Les SAE commerciaux spécialisés (par exemple Everteam, Opentext Archive Server, IBM FileNet) s’adressent aux grands organismes qui ont des volumes importants et des exigences d’intégration avec un ERP ou un système métier existant. Leurs coûts de licence et d’intégration sont élevés ; ils offrent en contrepartie des fonctionnalités avancées de gouvernance et de reporting.
4. Les modules SAE des éditeurs de GED : certains éditeurs de GED du secteur public proposent un module d’archivage intégré à leur suite. L’avantage est la continuité de l’outil pour les agents ; le risque est la confusion entre GED et SAE si les règles de versement ne sont pas formalisées.
5. Les tiers-archiveurs électroniques : des prestataires proposent un service d’archivage externalisé, à condition de disposer d’un agrément COFRAC ou d’une qualification reconnue par les services d’archives compétents.
6. GedFlow, la solution de DOSOBE, intègre une gestion du cycle de vie documentaire qui inclut les versements vers un SAE externe conforme NF Z42-013 via SEDA, sans chercher à remplacer le SAE lui-même.
Sept critères pour comparer
| Critère | Vitam | As@lae | SAE commerciaux | Module GED | Tiers-archiveur |
|---|---|---|---|---|---|
| Conformité NF Z42-013 | Oui | Oui | À vérifier par produit | Variable | À vérifier (COFRAC) |
| Support SEDA | Natif | Natif | Via adaptateur | Variable | Natif en général |
| Mode d’accès | Logiciel libre à déployer | Hébergé (SaaS) | Licence ou hébergé | Intégré à la suite | Service externalisé |
| Coût d’entrée | Élevé (intégration) | Moyen | Élevé | Faible si déjà équipé | Variable |
| Montée en charge | Très élevée | Élevée | Élevée | Limitée | Élevée |
| Indépendance vis-à-vis de la GED | Totale | Totale | Totale | Non (couplage fort) | Totale |
| Gouvernance des éliminations | Manuelle (tableaux de gestion à paramétrer) | Manuelle | Outillée | Variable | Déléguée au prestataire |
Deux questions avant de choisir
La première : qui produit les tableaux de gestion ? Le SAE n’applique que des règles qu’on lui a données. Si personne dans l’organisation ne prend en charge la définition des durées de conservation et la validation des éliminations avec les archives compétentes, le SAE sera configuré une fois, jamais mis à jour, et les éliminations ne se feront pas.
La deuxième : comment la GED va-t-elle alimenter le SAE ? Les versements SEDA doivent être conçus dès le projet de GED. Ajouter le versement en fin de projet aboutit souvent à des paquets mal structurés que le SAE refuse, ou à des versements manuels qui ne se font jamais.
Notre GedFlow préfigure les versements SEDA dès la configuration du plan de classement, pour que le transfert vers le SAE soit une opération pilotée, pas une urgence. Pour les questions d’architecture et d’arbitrage entre les options, notre expertise en automatisation des processus accompagne les projets de dématérialisation de bout en bout.
- Norme NF Z42-013 « Archivage électronique — Spécifications relatives à la conception et à l’exploitation de systèmes informatiques en vue d’assurer la conservation et l’intégrité des documents stockés dans ces systèmes », AFNOR.
- Standard d’échange de données pour l’archivage (SEDA), Service interministériel des Archives de France.
- Programme Vitam, vitam.gouv.fr.
- ISO 14641, « Archivage électronique — Spécifications relatives à la conception et à l’exploitation de systèmes destinés à garantir l’authenticité, l’intégrité et la lisibilité des documents stockés », ISO.
Questions fréquentes
La GED peut-elle remplacer un SAE ?
Non. La GED gère les documents vivants en cours d'utilisation. Le SAE prend en charge les documents dont l'utilité administrative est terminée et qui doivent être conservés de façon probante. Les deux s'articulent : la GED alimente le SAE par des versements structurés selon le standard SEDA.
Faut-il une certification NF Z42-013 ou ISO 14641 ?
Pour les organismes publics français, la norme NF Z42-013 est la référence. La certification d'un produit n'est pas obligatoire, mais un SAE conforme à cette norme offre les garanties techniques attendues par les archives publiques. Pour les échanges internationaux ou les organisations supranationales, ISO 14641 couvre un périmètre voisin.
Quelle est la différence entre SEDA et OAI-PMH ?
SEDA (Standard d'échange de données pour l'archivage) est un standard pour les versements et les communications entre GED et SAE : il structure les paquets d'information archivistique. OAI-PMH est un protocole pour l'exposition et la moisson de métadonnées, utilisé pour la découvrabilité des fonds numérisés. Les deux peuvent cohabiter dans la même architecture.
Qui est responsable de la durée de conservation ?
Le responsable de la conservation est défini par les tableaux de gestion, établis par l'organisme producteur et validés par les archives compétentes. Le SAE applique ces tableaux mais ne les crée pas. La gouvernance des durées de conservation reste une responsabilité humaine et organisationnelle, pas logicielle.