Systèmes d’information de l’éducation : par quoi commencer
Un ministère de l'éducation reçoit chaque année des propositions de plateformes, de tablettes et de tableaux de bord. Les chantiers qui changent vraiment le pilotage sont moins visibles. Voici comment fixer les priorités du SI de l'éducation.
Le dossier arrive sur le bureau du secrétaire général : une plateforme d’apprentissage en ligne, un tableau de bord national, des tablettes pour les enseignants, un nouveau logiciel de paie, la numérisation des examens. Tous sont utiles, aucun n’est finançable en même temps, et chacun a ses défenseurs. Fixer les priorités du SI de l’éducation, c’est trancher entre eux avec des critères qui ne dépendent ni de l’enthousiasme des fournisseurs ni de la visibilité politique du projet.
Deux questions pour chaque projet
La première question est : quelle décision ce projet éclaire-t-il, et pour qui ? Un système d’information éducatif sert à affecter des enseignants là où il manque des enseignants, à construire des salles là où les effectifs augmentent, à repérer les élèves qui décrochent, à payer les personnels à temps. Un projet qui n’améliore aucune décision identifiable peut être intéressant ; il n’est pas prioritaire.
La seconde question est : qu’est-ce que ce projet débloque ? Certains chantiers ne produisent rien de spectaculaire mais conditionnent tous les autres. D’autres sont spectaculaires mais reposent sur des fondations qui n’existent pas encore. Un tableau de bord national alimenté par des données fausses n’est pas un progrès : il donne une apparence de précision à des chiffres que personne ne peut vérifier.
Un tableau de bord n’est jamais meilleur que le recensement qui l’alimente.
Les fondations
Trois éléments reviennent dans tous les systèmes éducatifs qui pilotent bien. Ils sont rarement les plus demandés.
Le référentiel des établissements
Une liste unique, tenue à jour, de tous les établissements : identifiant, statut, localisation géographique, niveaux d’enseignement, capacité. Elle paraît triviale. Dans beaucoup de pays, elle n’existe qu’en plusieurs versions contradictoires, entre le ministère, les directions régionales et l’institut statistique. Sans elle, aucune donnée ne peut être agrégée de façon fiable, ni croisée avec la carte de la population.
L’identifiant unique de l’élève
Tant que le système compte des inscriptions, il ne peut pas suivre des parcours. Un élève qui change d’école est compté deux fois ou disparaît ; un abandon ne se distingue pas d’un déménagement. L’identifiant unique permet de mesurer le passage d’un cycle à l’autre, le redoublement et le décrochage. Son attribution doit être adossée, autant que possible, à l’état civil, et entourée de règles de protection propres aux données des mineurs.
Le recensement scolaire annuel
C’est la collecte qui alimente les statistiques nationales et les indicateurs de l’objectif de développement durable n° 4, transmis à l’Institut de statistique de l’UNESCO. Sa qualité dépend moins de l’outil que de la procédure : date de référence unique, questionnaire stable, contrôles de cohérence, retour des résultats aux établissements pour qu’ils y trouvent un intérêt. Un recensement dont les écoles ne voient jamais le résultat se remplit de plus en plus mal.
Une grille pour ordonner le reste
Une fois les fondations engagées, les autres chantiers peuvent être classés. La grille suivante croise la valeur pour la décision et la dépendance aux fondations. Elle se remplit en atelier avec les directions concernées.
| Chantier | Décision éclairée | Dépend des fondations | Rang habituel |
|---|---|---|---|
| Gestion des personnels et de la paie | Affectation, recrutement, masse salariale | Référentiel des établissements | Tôt : c’est souvent le premier poste budgétaire |
| Gestion des examens et des diplômes | Délivrance, lutte contre la fraude | Identifiant élève | Tôt si la fraude ou les délais posent problème |
| Carte scolaire et planification | Constructions, ouvertures de classes | Référentiel, recensement | Après un premier recensement fiable |
| Vie scolaire dans les établissements | Absences, notes, communication aux familles | Identifiant élève | Progressif, en commençant là où l’équipement existe |
| Tableau de bord national | Pilotage d’ensemble | All | Quand les données sources sont fiables |
| Plateforme d’apprentissage | Continuité pédagogique | Faible, mais besoin de connectivité et de contenus | Selon la connectivité et les contenus disponibles |
La gestion des personnels mérite une attention particulière. Dans la plupart des systèmes éducatifs, les salaires des enseignants représentent la plus grande part du budget de l’éducation. Un fichier des personnels mal tenu se traduit par des enseignants affectés là où l’on n’en a pas besoin, des postes vacants ailleurs et, parfois, des personnes rémunérées qui n’exercent plus. Fiabiliser ce fichier rapporte souvent plus qu’aucun autre projet numérique.
Ce qui fait échouer les bonnes priorités
Les priorités justes échouent souvent pour des raisons d’exécution. Les plus fréquentes :
Des systèmes qui ne se parlent pas. La paie, les examens et le recensement sont achetés séparément, à des fournisseurs différents, sans identifiants communs. Il faut, dès le premier projet, imposer l’usage des référentiels et des formats d’échange définis par le ministère.
Une dépendance à un fournisseur. Des solutions ouvertes existent pour la gestion des données éducatives, comme OpenEMIS, soutenu par l’UNESCO. Qu’on les retienne ou non, l’exigence de réversibilité (données exportables, formats documentés) doit figurer dans chaque contrat.
Des équipes qui partent avec le projet. Un système éducatif a besoin, durablement, d’une équipe capable d’administrer ses données et ses outils. Les projets financés par des bailleurs gagnent à prévoir dès le départ la montée en compétence des équipes nationales et la prise en charge des coûts récurrents.
Un premier pas en trois mois
- Faire l’inventaireLister les systèmes et fichiers existants, qui les tient, ce qu’ils contiennent, et comment ils se recoupent.
- Mesurer la qualité des fondationsComparer les listes d’établissements, estimer les doublons d’élèves et de personnels, vérifier le taux de réponse au dernier recensement.
- Classer les projets avec la grilleEn atelier avec les directions, en écrivant pour chacun la décision éclairée et les dépendances.
- Fixer une feuille de route courteDeux ou trois chantiers engagés, financés, avec des responsables nommés et des indicateurs simples.
Notre dossier de référence sur les systèmes d’information de l’éducation décrit chaque brique en détail. Pour conduire ce type de feuille de route, DOSOBE intervient avec des équipes déployées aux côtés des équipes nationales, et la solution Gouvernance outille le pilotage du portefeuille de projets.
Questions fréquentes
Qu'est-ce qu'un EMIS ?
C'est le système d'information pour la gestion de l'éducation (Education Management Information System). Il rassemble les données sur les établissements, les élèves, les enseignants et les moyens pour piloter le système éducatif et produire les statistiques nationales et internationales.
Faut-il un identifiant unique pour chaque élève ?
C'est fortement recommandé. Sans identifiant, on compte des inscriptions, pas des élèves : impossible de suivre les parcours, de mesurer le décrochage ou d'éviter les doubles inscriptions. Il doit s'accompagner de règles strictes de protection des données des mineurs.
Par quoi commencer quand le budget est limité ?
Par le référentiel des établissements, l'identifiant élève et un recensement scolaire annuel fiable. Ces trois éléments servent à toutes les décisions et à tous les projets suivants.