Medication traceability in hospitals: from stock to patient

Combien de temps faut-il à un hôpital pour dire quels patients ont reçu un lot donné d’un médicament ? Dans beaucoup d’établissements, la réponse honnête est : on ne sait pas, ou plusieurs jours de recherche dans les dossiers de soins. La pharmacie hospitalière trace ses entrées et ses livraisons aux unités de soins. Ensuite, le lot se dilue dans les armoires de service.

Ce texte est un scénario type : une situation composite, construite à partir de difficultés fréquentes dans les hôpitaux de taille moyenne. L’établissement imaginé compte quelques centaines de lits, une pharmacie à usage intérieur, une prescription informatisée déployée dans la plupart des services, et des armoires de service réapprovisionnées en plein-vide.

Le déclencheur : un rappel de lot

Un laboratoire informe l’établissement du rappel d’un lot d’antibiotique injectable, pour un défaut de qualité qui ne présente pas de danger immédiat mais impose une surveillance des patients exposés. La pharmacie retrouve en une heure les unités de soins livrées et les quantités. Les doses restantes sont mises en quarantaine dans la journée.

Reste la question des patients. Le dossier de soins indique bien quel antibiotique a été administré, à quelle heure et par qui. Il n’indique pas le lot. Les équipes reconstituent la liste à partir des dates de livraison et des prescriptions : une liste large, incertaine, qui conduit à surveiller trois fois plus de patients que nécessaire. La commission du médicament demande un plan pour que cela ne se reproduise pas.

Trois points de rupture identifiés

Le groupe de travail, réuni autour de la pharmacienne gérante, du directeur des soins et du responsable applicatif, suit physiquement le parcours d’une dose pendant deux jours. Il relève trois ruptures.

Le déconditionnement. Les boîtes portent un code DataMatrix avec numéro de lot et date de péremption, conformément au dispositif européen contre la falsification. Mais une partie des médicaments est délivrée en vrac, en blisters découpés sans identification lisible. Une fois sortie de la boîte, la dose n’a plus d’identité.

L’armoire de service. Plusieurs lots d’un même produit cohabitent dans le même tiroir. L’infirmière prend la dose la plus accessible ; rien ne relie ce geste à un lot.

L’administration. La validation dans le dossier de soins se fait par un clic, sans lecture du produit ni du bracelet du patient. Le dossier sait ce qui était prescrit, pas exactement ce qui a été donné.

Les choix du groupe de travail

Deux options sont débattues pendant plusieurs semaines.

L’établissement retient l’option B, en se donnant douze mois pour décider de l’option A sur la base de ce qui aura été appris. L’argument décisif vient de la direction des soins : changer le geste d’administration demande un accompagnement que l’on ne peut pas conduire dans tous les services en même temps.

La traçabilité ne se décrète pas à la pharmacie. Elle se joue au lit du patient, au moment où l’infirmière scanne ou ne scanne pas.

Ce que le pilote met en lumière

Les premières semaines révèlent des difficultés que personne n’avait anticipées. Les lecteurs fixés sur les chariots tombent en panne de batterie en fin de garde. Certains bracelets, imprimés trop petits, se lisent mal. Le dossier de soins accepte une administration sans scan, « en mode dégradé », et ce mode devient vite la norme dans un des deux services. Le groupe décide de rendre le mode dégradé visible : chaque administration non scannée est listée chaque matin, avec sa raison.

Du côté du système d’information, il faut que le dossier de soins stocke le lot et la péremption lus au scan, et que la pharmacie puisse interroger ces données. Ce lien manquait : les deux logiciels échangeaient des prescriptions et des livraisons, pas des administrations détaillées. L’interface est ajoutée, sur la base des messages standards déjà utilisés par l’établissement.

Le résultat attendu, et comment le vérifier

À la fin du pilote, le groupe prévoit un exercice : choisir un lot livré aux deux services trois mois plus tôt et produire la liste des patients exposés. L’objectif fixé par la commission du médicament n’est pas un chiffre de performance, mais une phrase : « une liste exacte, en moins d’une demi-journée, pour les médicaments du périmètre ».

• Part des administrations scannées, par service et par équipe.
• Nombre et motifs des administrations en mode dégradé.
• Part des doses délivrées avec une identification lisible.
• Temps et exactitude de l’exercice de rappel.

Ce type de projet touche à la fois la pharmacie, les soins et l’interopérabilité entre logiciels. C’est le terrain de notre expertise santé numérique, et de la plateforme BETZ, conçue pour relier les briques du parcours patient.

Scénario type construit à partir de situations courantes ; il ne décrit pas une organisation réelle.

Questions fréquentes

Le code DataMatrix des boîtes suffit-il à tracer jusqu'au patient ?

Non. Le dispositif européen contre la falsification (directive 2011/62/UE et règlement délégué 2016/161) impose un identifiant unique sur la boîte, mais à l'hôpital les médicaments sont souvent déconditionnés en unités. Sans identification de chaque dose (code sur le blister unitaire ou surconditionnement), le lien entre lot et patient se perd au moment de la préparation.

Faut-il automatiser la dispensation pour tracer les lots ?

Les automates de dispensation facilitent la traçabilité, mais ils représentent un investissement lourd. On peut commencer par la dispensation nominative sur un périmètre restreint, avec des doses identifiées et un scan à l'administration, puis étendre selon les résultats.

Qui doit porter un tel projet ?

Un trio : la pharmacie hospitalière, la direction des soins et la direction du système d'information, avec un appui de la qualité et gestion des risques. Un projet porté par un seul de ces acteurs bute presque toujours sur les deux autres.