Medicine stock management: comparing tools for a health district
Ruptures dans un centre de santé, péremptions dans le suivant : le problème d'un district est rarement le logiciel, mais la circulation de l'information. Cinq options comparées sur les mêmes critères, au regard de ce qu'un district doit réellement faire.
Dans un district sanitaire, le même mois peut voir un centre de santé en rupture d’antipaludiques et, à vingt kilomètres, un autre détruire des boîtes du même produit arrivées à péremption. Les médicaments existaient ; l’information ne circulait pas. Avant de comparer des outils de gestion des stocks de médicaments, il faut donc poser la question dans le bon sens : que doit faire l’équipe cadre de district, et quel outil l’y aide, compte tenu de la connexion, des compétences et du système national déjà en place ?
Ce comparatif examine cinq options sur les mêmes critères. DOSOBE n’édite ni ne distribue aucune d’entre elles. Les informations reflètent la documentation publique des projets et des éditeurs à la date de l’article ; elles doivent être vérifiées pour la version que vous envisagez de déployer.
Ce qu’un district doit pouvoir faire
Le district n’est ni un entrepôt central ni une pharmacie de centre de santé. Il est le niveau qui voit l’ensemble : il valide les commandes des formations sanitaires, redistribue entre elles, signale les tensions au niveau régional et rend compte. Six fonctions en découlent.
Connaître le stock disponible dans chaque formation sanitaire, et pas seulement au dépôt du district. Connaître la consommation réelle, base du calcul des besoins, plutôt que les quantités commandées. Suivre les lots et les dates de péremption, pour redistribuer avant qu’il ne soit trop tard. Traiter les réquisitions périodiques, souvent sous la forme d’un rapport mensuel qui combine consommation et commande. Produire des alertes sur les ruptures et les surstocks. Et alimenter les indicateurs attendus par le niveau national.
Une contrainte domine toutes les autres : la donnée naît dans la formation sanitaire, souvent mal connectée, saisie par un infirmier ou un gestionnaire dont la logistique n’est qu’une des tâches. Un outil que l’on ne peut pas utiliser là, ou qui demande trop de temps, produira des chiffres que personne ne croit.
Cinq options
Les fiches de stock et le tableur
C’est la situation de départ de nombreux districts : fiches de stock papier dans les formations sanitaires, rapports mensuels transmis par écrit ou par photo, consolidation dans un tableur au district. Le dispositif ne coûte presque rien et tout le monde le comprend. Ses limites sont connues : délais de transmission, erreurs de recopie, suivi des lots illisible, historique fragile. Il reste une base utile, notamment parce que les outils numériques reprennent souvent la logique des fiches et des rapports existants.
DHIS2
Logiciel libre développé sous l’égide de l’université d’Oslo, DHIS2 est utilisé comme système d’information sanitaire national dans plusieurs dizaines de pays. Il n’est pas d’abord un logiciel de logistique, mais il permet de suivre les stocks des formations sanitaires, par formulaires de données agrégées ou par des applications dédiées, avec une application mobile qui fonctionne hors ligne. Son atout majeur pour un district : si DHIS2 est déjà le système national, les données de stock s’y retrouvent à côté des données de consultation et de morbidité, sans nouvel outil à apprendre.
OpenLMIS
OpenLMIS est un système d’information logistique en source ouverte, porté par une communauté et conçu pour les chaînes d’approvisionnement sanitaires des pays à revenu faible et intermédiaire. Il est construit autour du cycle de réquisition périodique et de la gestion des stocks à plusieurs niveaux, et il est déployé dans plusieurs pays d’Afrique. Il prévoit un fonctionnement hors ligne pour certaines opérations, à vérifier selon la version. C’est un outil pensé pour un déploiement national ou régional, plus que pour un district isolé.
mSupply et Open mSupply
mSupply est un logiciel de gestion pharmaceutique développé par l’organisation néo-zélandaise Sustainable Solutions, utilisé dans de nombreux pays, notamment pour des entrepôts nationaux et régionaux et des formations sanitaires. Il existe en versions de bureau et mobiles capables de travailler hors ligne et de se synchroniser. Sa nouvelle génération, Open mSupply, est publiée en source ouverte. Le modèle économique repose sur des services et du support payants, à étudier selon le contexte.
OpenBoxes
Issu des besoins de l’organisation Partners In Health, OpenBoxes est un logiciel libre de gestion d’inventaire et d’entrepôt, utilisé par des organisations de santé dans plusieurs pays. Il est solide pour la gestion d’un dépôt (réceptions, emplacements, lots, péremptions, expéditions). C’est une application web, qui suppose une connexion ; elle convient mieux au dépôt de district qu’aux formations sanitaires périphériques mal desservies.
Le comparatif, critère par critère
| Critère | Fiches et tableur | DHIS2 | OpenLMIS | mSupply / Open mSupply | OpenBoxes |
|---|---|---|---|---|---|
| Niveau le mieux servi | Petit district | Formations sanitaires et pilotage | Chaîne nationale à plusieurs niveaux | Entrepôts et formations sanitaires | Dépôt, entrepôt |
| Hors ligne | Oui (papier) | Application mobile hors ligne | Partiel, selon version | Oui, bureau et mobile | Connexion nécessaire |
| Lots et péremptions | Difficile | Possible, selon paramétrage | Oui | Oui, en détail | Oui, en détail |
| Réquisitions périodiques | Manuelles | Par formulaires | Fonction centrale | Oui | Demandes de stock |
| Lien avec le système d’information sanitaire | Ressaisie | Natif s’il est le système national | Interfaces, notamment avec DHIS2 | Interfaces à configurer | Interfaces à développer |
| Licence | Sans objet | Libre | Libre | Commerciale ; Open mSupply libre | Libre |
| Compétences pour l’exploiter | Faibles | Communauté et prestataires nombreux | Spécialisées, surtout au niveau national | Éditeur et partenaires | Développeurs web |
Les questions qui tranchent
Que fait déjà le niveau national ? C’est la première question, et souvent la dernière. Si le ministère a retenu un système logistique ou utilise DHIS2 comme système national, l’outil du district est tout trouvé ; le travail porte alors sur la formation, la qualité de saisie et l’usage des tableaux de bord. Introduire un outil concurrent crée une double saisie et deux versions de la vérité.
Où naît la donnée, et dans quelles conditions ? Un district dont les formations sanitaires sont pour la plupart hors réseau a besoin d’une saisie mobile hors ligne, simple, sur un appareil partagé. Un district dont les formations sanitaires transmettent déjà leurs rapports à temps peut se concentrer sur le dépôt et sur l’analyse.
Les produits sont-ils identifiés de façon standard ? Les codes de produits, et de plus en plus les codes à barres GS1 portant le numéro de lot et la date de péremption, conditionnent la traçabilité. Un outil qui gère les lots ne sert à rien si les lots sont saisis à la main, avec des erreurs, une fois sur deux.
Beaucoup de systèmes logistiques ont été déployés grâce à des financements extérieurs. Les coupes dans l’aide internationale décidées au début de 2025 ont rappelé ce que coûte une dépendance mal anticipée : hébergement, assistance, appareils et formation qui reposent sur un seul bailleur. Avant de choisir, il faut savoir qui maintiendra l’outil, qui formera les nouveaux agents et sur quel budget, cinq ans après le projet.
Notre lecture, selon la situation
Pour un district dans un pays où DHIS2 est le système national, la voie la plus sûre consiste à y suivre les stocks des formations sanitaires, avec l’application mobile hors ligne, et à investir dans la qualité de saisie et l’usage des tableaux de bord par l’équipe cadre.
Pour un district inscrit dans un programme national de système logistique, comme OpenLMIS ou mSupply, la décision est déjà prise ; l’enjeu est la qualité du déploiement local et le raccordement au système d’information sanitaire.
Pour un dépôt de district qui gère des volumes importants avec une bonne connexion, un outil d’entrepôt comme OpenBoxes ou mSupply se justifie, à condition d’échanger ses données avec le système national.
Pour un petit district sans système national logistique, un tableur structuré, des fiches de stock rigoureuses et un rapport mensuel standardisé constituent une étape honnête, à condition de préparer la migration : codes de produits harmonisés, historique conservé, procédures écrites.
Le stock n’est qu’un maillon. La traçabilité complète, jusqu’au patient, demande que la dispensation soit enregistrée dans le dossier de soins : c’est la continuité que vise notre produit Betz, et que notre scénario sur la traçabilité du médicament à l’hôpital illustre à l’échelle d’un établissement. Notre expertise santé numérique accompagne les ministères et les districts dans ces choix, sans lien commercial avec les solutions comparées.
- USAID | DELIVER PROJECT, The Logistics Handbook: A Practical Guide for the Supply Chain Management of Health Commodities, 2011.
- Documentation publique de DHIS2 (HISP Centre, université d’Oslo).
- Documentation publique de la communauté OpenLMIS.
- Documentation publique de mSupply et d’Open mSupply (Sustainable Solutions).
- Documentation publique d’OpenBoxes.
- GS1, normes d’identification des produits de santé.
Questions fréquentes
Un tableur suffit-il pour gérer les stocks d'un district ?
Pour un petit nombre de formations sanitaires et de produits, avec une personne rigoureuse, un tableur bien structuré peut suffire un temps. Il atteint ses limites dès qu'il faut suivre les lots et les dates de péremption, consolider plusieurs sites rapidement ou conserver un historique fiable. Il reste utile comme outil de transition.
Faut-il choisir un outil différent de celui du niveau national ?
Rarement. Lorsque le ministère a retenu un système logistique ou un système d'information sanitaire national, le district a intérêt à l'utiliser ou à s'y raccorder. Un outil isolé crée une double saisie et des chiffres divergents. Un outil complémentaire se justifie seulement pour un besoin que le système national ne couvre pas, et à condition d'échanger les données avec lui.
Ces logiciels fonctionnent-ils sans connexion internet ?
Inégalement. Certains disposent d'applications mobiles ou de bureau qui travaillent hors ligne et se synchronisent ensuite ; d'autres sont des applications web qui supposent une connexion. Le point doit être vérifié en conditions réelles, dans les formations sanitaires les moins bien desservies, pour la version que vous déploieriez.
Combien coûte un outil open source ?
La licence est gratuite, le déploiement ne l'est pas : hébergement, paramétrage, reprise des données, formation, appareils, assistance et maintenance dans la durée. Ces coûts existent aussi pour une solution commerciale, qui y ajoute un abonnement ou une licence. La comparaison se fait sur le coût total, sur plusieurs années.