Archivage numérique et productivité : ce que mesurent les études publiées
- Les estimations publiées sur le temps passé à chercher l'information sont des ordres de grandeur, pas des mesures
- Les gains d'un archivage numérique viennent surtout de la recherche, des circuits et des doublons évités
- Les études fournisseurs ont un intérêt et rarement un groupe témoin
- Une mesure avant-après sur quelques tâches suffit à objectiver les gains
« Les salariés passent des heures chaque semaine à chercher des documents » : la phrase figure dans presque toutes les présentations commerciales de gestion documentaire. Elle est plausible. Elle est aussi rarement sourcée. Cette synthèse examine ce que les travaux publiés permettent de dire sur l’archivage et la productivité, et comment une organisation peut produire ses propres chiffres, plus utiles que n’importe quelle moyenne.
Ce que disent les estimations les plus citées
L’estimation la plus reprise vient d’un rapport du McKinsey Global Institute de 2012 sur l’économie sociale et les outils collaboratifs. Il estimait que les travailleurs de l’information consacrent une part importante de leur temps, de l’ordre d’un cinquième, à rechercher et rassembler des informations. Ce chiffre est un ordre de grandeur issu de modélisations et d’enquêtes, pas une mesure directe ; il concerne l’information en général, pas seulement les documents archivés.
D’autres chiffres circulent, attribués à des cabinets d’études ou à des associations professionnelles du document. Beaucoup sont anciens, reposent sur des enquêtes déclaratives et ont été repris de citation en citation au point que leur source exacte devient introuvable. Une règle s’impose : un chiffre dont on ne retrouve pas l’étude d’origine ne doit pas fonder une décision.
Les enquêtes déclaratives surestiment souvent le temps perdu : on se souvient mieux des recherches longues et frustrantes que des recherches rapides. Elles indiquent un problème ; elles ne le mesurent pas.
Ce que les travaux plus rigoureux suggèrent
Les recherches en sciences de l’information et en gestion des systèmes d’information, plus prudentes, convergent sur quelques points qualitatifs.
| Source de gain | Mécanisme | Solidité de la preuve |
|---|---|---|
| Recherche plus rapide | Recherche plein texte, métadonnées, accès distant | Bien établie qualitativement ; ampleur très variable |
| Circuits de validation | Transmission instantanée, suivi des étapes, relances | Établie lorsque les circuits sont redessinés, faible sinon |
| Doublons et versions | Une version de référence, moins de ressaisies | Plausible, peu mesurée |
| Espace et logistique | Moins de stockage papier, moins de navettes | Facile à mesurer, souvent sous-estimée |
| Continuité d’activité | Accès aux dossiers en cas d’absence, de télétravail ou de sinistre | Démontrée lors de crises, difficile à chiffrer |
Un constat revient dans les études de cas : le gain dépend moins de l’outil que de l’organisation qui l’accompagne. Une numérisation sans plan de classement ni règles de nommage produit un stock de fichiers aussi difficile à exploiter que des archives papier mal tenues. Le travail sur les processus, plus que la technologie, explique les écarts de résultats.
Numériser un désordre ne fait gagner aucun temps : cela rend seulement le désordre plus rapide à copier.
Les biais à connaître
- Intérêt de l’auteur : beaucoup d’études sont financées par des éditeurs ; cela ne les invalide pas, mais impose de vérifier leur méthode.
- Absence de groupe témoin : on compare avant et après, sans savoir ce qui se serait passé sans le projet (réorganisation, nouvelles recrues).
- Sélection des cas : les réussites sont publiées, les échecs rarement.
- Effet de nouveauté : les mesures prises juste après le lancement, quand l’attention est maximale, ne disent rien de la durée.
Mesurer chez soi : une méthode légère
Plutôt que d’emprunter des chiffres, une organisation peut produire les siens en quelques semaines.
- Choisir trois à cinq tâches représentatives : retrouver un dossier, traiter une demande type, faire valider un document.
- Chronométrer avant sur un échantillon réel, pendant deux semaines, avec les agents qui font le travail.
- Compter les incidents : documents introuvables, ressaisies, doublons, relances.
- Refaire la mesure trois et six mois après la mise en service, sur les mêmes tâches.
- Rapporter les écarts au volume annuel de chaque tâche pour obtenir un temps gagné, exprimé en heures et non en pourcentage seul.
Cette mesure locale n’a pas la portée d’une étude scientifique. Elle a un avantage décisif : elle porte sur vos documents, vos agents et vos processus.
Les études publiées confirment que l’archivage numérique peut faire gagner du temps, surtout par la recherche et les circuits, mais ne permettent pas d’en prédire l’ampleur. Mesurez quelques tâches avant et après : c’est la seule base solide.
La GED GedFlow intègre le suivi des délais de traitement, utile pour cette mesure ; le guide GED : choisir, déployer, faire adopter détaille l’organisation qui conditionne les gains.
Sources
- McKinsey Global Institute, « The social economy: Unlocking value and productivity through social technologies », 2012.
- ISO 15489-1:2016, Information et documentation, gestion des documents d’activité.
- Littérature en sciences de l’information sur la recherche d’information en milieu professionnel (revues de synthèse).
Questions fréquentes
Combien de temps un agent passe-t-il à chercher des documents ?
Les estimations publiées varient fortement et reposent souvent sur des déclarations. Le McKinsey Global Institute avançait en 2012 une part de l'ordre d'un cinquième du temps consacrée à rechercher et rassembler l'information. Seule une mesure locale permet de connaître votre situation.
Peut-on se fier aux études de retour sur investissement des éditeurs ?
Avec prudence. Elles sont utiles pour identifier les postes de gain, rarement pour les chiffrer : échantillons choisis, absence de groupe témoin, hypothèses favorables.
Quels gains mesurer en priorité ?
Le temps de recherche d'un document, le délai de traitement d'un dossier, le nombre de documents perdus ou ressaisis, et l'espace physique libéré.
Numériser fait-il gagner du temps à tous les coups ?
Non. Une numérisation sans plan de classement, sans métadonnées ni circuit, déplace le désordre du papier vers les serveurs.