Vos documents et vos données
Exportables à tout moment, dans des formats ouverts.
Archivage numérique & données documentaires
La mémoire documentaire, enfin exploitable.
GedFlow numérise, classe et archive les documents d’une organisation, puis transforme cette matière en données fiables pour décider. Chaque action laisse une trace.
- Pour
- Administrations, juridictions, banques, assurances, cliniques, industries
- Ce que ça change
- Des archives retrouvables, traçables et exploitables
- Premier pas
- Un diagnostic documentaire sur un service
Le problème
Les organisations produisent des milliers de documents qu’elles ne retrouvent plus : dossiers papier, courriers, pièces dispersées entre messageries et disques partagés. Le résultat est connu : des délais, des pertes, et des décisions prises sans l’historique.
Ce qui change
Avant, après.
- Aujourd’huiUn document se cherche dans trois outils et deux bureaux.Avec GedFlowIl se retrouve par son contenu, avec tout son historique.
- Aujourd’huiLes durées de conservation dépendent de la mémoire de chacun.Avec GedFlowLe cycle de vie est appliqué, du versement à l’élimination.
- Aujourd’huiLes décisions s’appuient sur des copies partielles.Avec GedFlowLes données utiles des documents alimentent vos tableaux de bord.
Fonctionnalités
Ce que fait GedFlow.
Numérisation et indexation
Capture, reconnaissance du texte et classement selon votre plan de classement, sans refonte de vos pratiques.
Archivage et conservation
Durées de conservation, versements, cycle de vie du document : de l’original à l’archive.
Recherche et traçabilité
Retrouver un document par son contenu, savoir qui l’a consulté, modifié ou partagé.
Données décisionnelles
Extraire des documents les informations utiles (montants, dates, parties) pour alimenter vos tableaux de bord.
Secteur public
Archives, courriers et dossiers administratifs traçables, de la numérisation jusqu’à la décision.
Administrations, ministères, mairies, juridictions : dossiers dématérialisés, archives légales, circulation des courriers.
Secteur privé
La mémoire documentaire de l’entreprise, convertie en données qui éclairent les décisions.
Cabinets, banques, assurances, cliniques, industries : contrats, factures, dossiers clients, conformité.
Mise en place
Commencer petit, décider sur des faits.
Chaque étape se termine par un livrable et une décision : continuer, ajuster ou s’arrêter.
- 01
Diagnostic documentaire
Plan de classement, volumes, flux et contraintes légales : une carte de l’existant et une cible.
- 02
Pilote sur un service
Un flux réel, des critères d’arrêt écrits avant de commencer, un bilan mesuré.
- 03
Déploiement par vagues
Reprise de l’existant, numérisation, intégration à vos outils, service par service.
- 04
Passation
Formation des équipes, procédures d’exploitation, gouvernance des accès.
Ce que vous gardez
Votre hébergement
Dans votre infrastructure ou chez un hébergeur choisi selon votre exigence de souveraineté.
Votre autonomie
Documentation, procédures et formation : vos équipes exploitent seules.
Questions
Les questions que l’on nous pose.
Faut-il refaire notre plan de classement ?
Non. GedFlow s’adapte au vôtre ; s’il n’existe pas encore, nous le formalisons avec vos archivistes pendant le diagnostic.
Que devient notre fonds papier ?
La numérisation et la reprise de l’existant font partie du déploiement, par lots, en commençant par les dossiers les plus consultés.
Peut-on commencer petit ?
Oui. Un service, un flux, un pilote borné. Le passage à l’échelle se décide sur résultats.
Où sont hébergées les données ?
Chez vous ou chez un hébergeur que vous choisissez. Nous documentons l’architecture retenue.