Que deviennent vos documents en cas de sinistre ?

Un incendie, une inondation, un rançongiciel. Dans les heures qui suivent l’incident, la direction est face à une question simple et brutale : quels contrats sont en cours, où sont les titres de propriété, peut-on reconstituer la comptabilité du trimestre ? Les organisations qui ont une réponse immédiate à ces questions ont construit, délibérément ou non, un plan de continuité documentaire. Les autres découvrent au pire moment ce qu’elles auraient dû faire.

Identifier les documents essentiels

La première étape n’est pas technique. C’est une question organisationnelle : quels sont les documents sans lesquels l’activité ne peut pas reprendre, ou dont la perte exposerait l’organisation à des conséquences légales, financières ou opérationnelles graves ?

Dans la plupart des organisations, cette liste comprend : les contrats en cours avec les clients et les fournisseurs, les titres de propriété et les baux, les statuts et actes constitutifs, les documents comptables et fiscaux soumis à des délais légaux de conservation, les marchés publics et leurs pièces constitutives, les dossiers du personnel, les licences et autorisations d’exploitation, les documents de configuration des systèmes critiques.

Cette liste est propre à chaque organisation. Elle doit être dressée avec les directions métiers, pas seulement par la DSI.

Protéger par la géographie et la redondance

La règle fondamentale est la séparation physique. Au moins une copie de chaque document essentiel doit être accessible depuis un emplacement différent du site principal, et indépendant du même réseau informatique. Les rançongiciels se propagent sur le réseau local ; une sauvegarde connectée en permanence peut être chiffrée en même temps que la source.

Pour les documents numériques, la règle 3-2-1 s’applique : trois copies, sur deux types de supports différents, dont une hors site. La copie hors site peut être une synchronisation chiffrée vers un prestataire cloud souverain, ou une sauvegarde physique régulièrement transportée vers un site secondaire. Pour les documents papier critiques (originaux signés, titres, actes notariés), un coffre-fort à l’extérieur du bâtiment ou une numérisation certifiée doublée d’une conservation de l’original en lieu sûr distinct.

Planifier la reprise

Avoir des sauvegardes ne suffit pas. Il faut aussi savoir comment les utiliser en situation de crise, quand les systèmes habituels sont indisponibles et quand le stress est maximum. Un plan de reprise documentaire répond à trois questions : où sont les copies, qui a les accès, et dans quel ordre reconstitue-t-on les dossiers prioritaires ?

Ce plan doit être disponible en dehors des systèmes qu’il est censé couvrir. Un plan de reprise stocké uniquement sur le serveur interne est inaccessible si ce serveur est la raison pour laquelle on cherche le plan.

• La liste des documents essentiels est établie et mise à jour annuellement
• Chaque document essentiel a au moins une copie hors site et hors réseau local
• Les sauvegardes incluent une copie immuable (non modifiable par les accès habituels)
• Le plan de reprise documentaire est stocké dans un endroit accessible sans les systèmes en panne
• Les accès aux sauvegardes sont documentés et testés
• Les délais légaux de conservation sont respectés pour les documents soumis à obligation
• Un exercice de reprise documentaire a été réalisé au cours des douze derniers mois

La vraie question n’est pas de savoir si l’incident arrivera. C’est de savoir si l’organisation peut reprendre en moins de 48 heures et avec quels documents.

Notre GedFlow intègre des politiques de sauvegarde et de cycle de vie documentaire qui s’appliquent dès la création du document. Pour les projets de plan de continuité d’activité incluant la dimension documentaire, notre expertise en automatisation des processus accompagne la conception et les exercices de reprise.

Pour approfondir : GedFlow

Questions fréquentes

Quelle est la différence entre sauvegarde et archivage ?

La sauvegarde est une copie de secours créée pour pouvoir restaurer les données après un incident. Elle est temporaire et peut être écrasée. L'archivage conserve les documents de façon pérenne, avec leur contexte et leur valeur probante, pour une durée définie par les obligations légales ou réglementaires. Les deux sont nécessaires ; ils ne se substituent pas l'un à l'autre.

Quels documents sont irremplaçables en cas de sinistre ?

Les contrats en cours, les titres de propriété, les actes constitutifs de la personne morale, les documents comptables obligatoires, les archives de marchés publics, les dossiers du personnel, les licences logicielles, et tout document requis pour prouver des droits ou des obligations légales. La liste dépend de l'organisation ; elle doit être dressée avant le sinistre.

La règle 3-2-1 s'applique-t-elle aux documents ?

Oui. La règle 3-2-1 (trois copies, sur deux types de supports différents, dont une hors site) est aussi valable pour les documents que pour les données informatiques. La copie hors site peut être physique (un classeur dans un coffre externe) ou numérique (une synchronisation chiffrée vers un site distant). L'essentiel est que l'une des copies soit accessible même si le site principal est complètement inaccessible.

Le cloud garantit-il la continuité documentaire ?

Il réduit le risque de perte physique par rapport à un serveur local. Il ne supprime pas tous les risques : une cyberattaque par rançongiciel peut chiffrer les documents dans le cloud si les accès ne sont pas protégés. Des sauvegardes immuables (versionnées, non modifiables par l'utilisateur) et la règle 3-2-1 s'appliquent même en cloud.