Documents PDF et bureautiques accessibles : la méthode
Un site web accessible qui propose en téléchargement un PDF inaccessible annule une partie de l'effort. Rendre un document accessible se fait en grande partie dans le traitement de texte, avant l'export.
Un agent d’une administration télécharge le formulaire de demande au format PDF. Il utilise un lecteur d’écran. Le lecteur annonce « image, image, image » — le document est un scan. Pas de texte, pas de structure, pas de navigation possible. L’agent ne peut pas remplir le formulaire. Ce cas, encore fréquent, illustre le maillon manquant de l’accessibilité numérique : les documents téléchargeables. Un site conforme au RGAA qui distribue des PDF inaccessibles laisse ses utilisateurs devant une porte fermée.
Pourquoi le document source compte plus que le PDF
Un PDF n’est qu’un conteneur. Sa structure interne — l’arbre de balisage qui permet à un lecteur d’écran de naviguer — dépend de ce qui a été fait dans le document source. Un fichier Word dont les titres sont des lignes en gras (et non des styles « Titre 1 », « Titre 2 ») produit un PDF sans structure de titres. Un tableau construit avec des tabulations produit un PDF sans tableau balisé. L’accessibilité du PDF se décide dans le traitement de texte.
Les cinq fondamentaux
Structure de titres
Utiliser les styles de titre du traitement de texte (Titre 1, Titre 2, Titre 3), dans l’ordre hiérarchique. Ne pas sauter de niveau (pas de Titre 3 après un Titre 1 sans Titre 2). Ne jamais simuler un titre avec du gras ou une taille de police plus grande : le lecteur d’écran ne le reconnaîtra pas.
Textes alternatifs des images
Chaque image porteuse d’information reçoit un texte alternatif qui décrit son contenu ou sa fonction. Une image décorative reçoit un texte alternatif vide (elle est alors ignorée par le lecteur d’écran). Un graphique reçoit une description qui résume les données, pas qui décrit les couleurs.
Ordre de lecture
Dans un document à colonnes ou à mise en page complexe, l’ordre dans lequel le lecteur d’écran parcourt le contenu peut ne pas correspondre à l’ordre visuel. Le vérifier dans le panneau de navigation du traitement de texte ou dans l’arbre de balisage du PDF, et le corriger si nécessaire.
Langue déclarée
La langue principale du document est déclarée dans les propriétés. Si un passage est dans une autre langue, il est balisé avec cette langue. Le lecteur d’écran utilise cette information pour choisir la voix de synthèse ; sans elle, il prononce le texte français avec un accent anglais ou inversement.
Tableaux balisés
Un tableau de données utilise les cellules d’en-tête (ligne et/ou colonne) pour que le lecteur d’écran puisse annoncer le contexte de chaque cellule. Un tableau de mise en page (utilisé pour disposer du texte en colonnes) est à éviter ; s’il est indispensable, il ne doit pas utiliser d’en-têtes.
- Les titres utilisent les styles « Titre 1 », « Titre 2 », etc., dans l’ordre.
- Chaque image a un texte alternatif pertinent, ou vide si décorative.
- L’ordre de lecture est logique, vérifié dans le panneau de navigation.
- La langue principale est déclarée, les passages en langue étrangère sont balisés.
- Les tableaux de données ont des en-têtes de ligne et/ou de colonne.
- Les liens ont un intitulé explicite (pas « cliquez ici »).
- Le contraste du texte est suffisant (rapport 4,5:1 minimum).
- Le document est testé avec un lecteur d’écran.
Le cas des scans
Un document scanné sans reconnaissance optique de caractères (OCR) est une image. Il est totalement inaccessible : aucun texte, aucune structure, aucune possibilité de recherche. L’OCR convertit l’image en texte, mais ne produit pas de structure. Le document doit ensuite être balisé, manuellement ou à l’aide d’outils de remédiation.
Pour les documents anciens en volume, la remédiation complète est coûteuse. Une alternative pragmatique : produire une version accessible des documents les plus demandés, et proposer un canal de demande pour les autres (obligation d’aménagement raisonnable).
Ajouter un calque de texte par OCR sur un scan ne rend pas le document accessible. Cela le rend cherchable, ce qui est utile, mais pas navigable ni structuré. L’accessibilité exige le balisage en plus du texte.
Notre offre Accessibilité et inclusion et notre expertise web accessible accompagnent les organisations dans la mise en accessibilité de leurs documents. Pour le cadre d’ensemble, voir notre dossier complet sur l’accessibilité numérique.
Questions fréquentes
Un PDF est-il accessible par défaut ?
Non. Un PDF peut contenir du texte sans aucune structure : pas de titres, pas d'ordre de lecture, pas de textes alternatifs pour les images. Un lecteur d'écran lit alors le texte dans un ordre imprévisible, sans pouvoir naviguer par section. Le balisage (tags PDF) doit être ajouté, idéalement dès le document source.
Faut-il un outil spécifique pour créer un PDF accessible ?
Non pour les cas courants. Word, LibreOffice Writer, Google Docs et InDesign permettent de produire un PDF structuré si le document source est correctement balisé (styles de titres, textes alternatifs, tableaux structurés). Pour les cas complexes (formulaires, mises en page élaborées), Adobe Acrobat Pro ou des outils spécialisés permettent de corriger le balisage après export.
Le RGAA s'applique-t-il aux documents téléchargeables ?
Oui. Le RGAA couvre tous les contenus publiés en ligne, y compris les documents bureautiques et les PDF proposés en téléchargement sur un site public. Un document non accessible doit être accompagné d'une alternative accessible (version HTML ou version corrigée).
Comment vérifier l'accessibilité d'un PDF ?
Le vérificateur intégré d'Adobe Acrobat Pro ou l'outil gratuit PAC (PDF Accessibility Checker) contrôlent la conformité au standard PDF/UA. Un test complémentaire avec un lecteur d'écran (NVDA, JAWS) vérifie l'expérience réelle de lecture.