Sourcing : consulter le marché avant de rédiger
Un cahier des charges rédigé sans connaître le marché décrit souvent une solution qui n'existe pas, ou celle d'un seul fournisseur. Le sourcing permet de l'éviter, à condition de le mener avec méthode et de pouvoir en rendre compte.
L’erreur se reconnaît à la lecture : un cahier des charges qui reprend, presque mot pour mot, la plaquette d’un éditeur. Ou, à l’inverse, un cahier des charges qui décrit une solution idéale qu’aucun fournisseur ne propose, au prix et dans le délai fixés. Dans les deux cas, l’acheteur a rédigé sans connaître le marché. Le sourcing fournisseurs, c’est-à-dire la consultation du marché avant de rédiger, est le moyen le plus simple de l’éviter. Encore faut-il le mener sans créer d’inégalité entre les entreprises consultées.
Ce que le droit permet
Dans le secteur public français, la pratique est expressément prévue. L’article R2111-1 du Code de la commande publique permet à l’acheteur, pour préparer un marché, d’effectuer des consultations ou des études de marché, de solliciter des avis ou d’informer les opérateurs économiques de son projet et de ses exigences. Une condition encadre cette liberté : ne pas fausser la concurrence et respecter les principes de liberté d’accès, d’égalité de traitement et de transparence. L’article R2111-2 précise ce qu’il faut faire lorsqu’un opérateur consulté a participé à la préparation : prendre les mesures appropriées pour que la concurrence ne soit pas faussée.
Les directives européennes de 2014 sur la passation des marchés publics prévoient les mêmes possibilités (consultations préalables du marché et participation préalable des candidats), de sorte que la logique vaut dans toute l’Union. Dans le secteur privé, aucun texte n’impose cette discipline, mais les mêmes principes protègent l’acheteur : une consultation équitable donne des offres comparables, et une trace écrite protège contre les contestations internes ou externes.
Le sourcing sert à comprendre le marché, pas à choisir un fournisseur. Dès qu’il ressemble à une négociation, il a changé de nature.
Ce qu’un sourcing doit produire
Avant de contacter qui que ce soit, il faut écrire ce que l’on cherche à apprendre. Un sourcing numérique utile répond généralement à six questions.
L’état de l’art : quelles solutions existent pour ce besoin, avec quelles approches techniques, et lesquelles sont matures. Les coûts : quels ordres de grandeur pour l’acquisition, l’intégration et l’exploitation sur plusieurs années, et quels modèles de prix (licence, abonnement, usage). Les contraintes : quels prérequis techniques, quelles données à reprendre, quels délais réalistes de mise en œuvre. La structure du marché : combien d’acteurs, de quelle taille, avec quels partenaires intégrateurs, ce qui oriente l’allotissement. Les points durs : ce que les fournisseurs eux-mêmes considèrent comme risqué ou mal spécifié dans les projets comparables. La vérifiabilité : comment un acheteur peut vérifier, pendant la procédure, ce qu’un fournisseur affirme.
Ce dernier point est souvent oublié. Il conditionne pourtant la qualité des critères d’attribution : un critère qu’on ne peut pas vérifier pendant l’analyse des offres ne départage personne.
Les temps d’un sourcing équitable
| Temps | Ce que l’on fait | Trace à conserver |
|---|---|---|
| Préparer | Décrire le besoin en termes fonctionnels, lister les questions, choisir le mode de consultation | Note de cadrage datée |
| Annoncer | Publier un avis de sourcing ou un appel à manifestation d’intérêt, en plus des contacts directs | Avis publié, liste des opérateurs contactés et des répondants |
| Échanger | Questionnaire écrit commun, puis entretiens ou démonstrations sur une trame identique | Questionnaire, réponses, compte rendu de chaque entretien |
| Synthétiser | Dégager l’état de l’art, les fourchettes de coûts, les options d’allotissement et les points durs | Rapport de sourcing, sans classement des fournisseurs |
| Restituer | Communiquer à tous les candidats, dans le dossier de consultation, les informations utiles échangées | Pièces ajoutées au dossier de consultation |
L’annonce publique compte : elle évite de ne consulter que les fournisseurs que l’on connaît déjà, et elle protège l’acheteur contre le reproche d’avoir favorisé un cercle restreint. Elle peut être complétée par des contacts ciblés pour atteindre des acteurs que l’avis ne toucherait pas, comme des entreprises étrangères, des jeunes entreprises ou des éditeurs de logiciels libres.
Les questions à poser, et celles à éviter
Les bonnes questions portent sur le besoin et sur le marché : « Comment traitez-vous habituellement la reprise des données d’un système antérieur ? », « Quels prérequis demandez-vous côté infrastructure ? », « Quels éléments d’un cahier des charges vous semblent le plus souvent irréalistes ? », « Quels modèles de prix proposez-vous, et de quoi dépendent-ils ? », « Comment un acheteur peut-il vérifier telle fonction pendant l’analyse des offres ? ».
D’autres questions sont à éviter, parce qu’elles transforment l’échange en préattribution : demander un devis ferme, discuter d’un calendrier de démarrage, laisser entendre qu’un fournisseur a de bonnes chances, ou demander à un éditeur de rédiger une partie du cahier des charges.
Les fournisseurs consultés partagent parfois des informations commerciales sensibles. Elles doivent rester confidentielles : seules les informations utiles à tous, et non couvertes par le secret des affaires, sont restituées aux candidats. Le dire dès le premier contact met tout le monde à l’aise.
Passer à la rédaction
Un sourcing réussi se voit dans le cahier des charges. Le besoin y est exprimé en termes fonctionnels et de résultats, sans nom de produit ni caractéristique propre à une seule solution. Les lots correspondent à la structure réelle du marché, ce qui permet à des acteurs de tailles différentes de répondre. Les exigences irréalistes ont été retirées ou transformées en options. Les critères d’attribution sont vérifiables, par exemple par une démonstration sur un scénario imposé. Et le budget estimé repose sur des fourchettes observées, pas sur un espoir.
Le rapport de sourcing mérite enfin d’être conservé avec le dossier du marché. Il explique les choix de rédaction, il facilite la réponse aux questions des candidats, et il servira de point de départ au prochain renouvellement.
Cette démarche s’inscrit dans la préparation d’ensemble décrite par notre dossier sur l’achat numérique dans le secteur public. Notre expertise benchmark et appels d’offres peut conduire un sourcing pour le compte d’un acheteur, sans lien avec aucun éditeur, et en restituer une synthèse directement utilisable pour la rédaction.
Pour approfondir : Gouvernance & traçabilité
Questions fréquentes
Le sourcing est-il autorisé dans les marchés publics ?
Oui. En France, l'article R2111-1 du Code de la commande publique permet à l'acheteur, pour préparer la passation, d'effectuer des consultations ou des études de marché, de solliciter des avis ou d'informer les opérateurs économiques de son projet, à condition que cela n'ait pas pour effet de fausser la concurrence ni de méconnaître les principes de la commande publique. Les directives européennes de 2014 prévoient la même possibilité.
Un fournisseur consulté lors du sourcing peut-il répondre ensuite à l'appel d'offres ?
Oui, en principe. L'acheteur doit prendre les mesures appropriées pour que sa participation ne fausse pas la concurrence, notamment en communiquant aux autres candidats les informations utiles échangées et en fixant des délais suffisants. L'exclusion n'intervient qu'en dernier recours, si aucun autre moyen ne permet de garantir l'égalité de traitement.
Combien de fournisseurs faut-il rencontrer ?
Assez pour couvrir la diversité du marché : grands éditeurs et acteurs plus petits, solutions standard et sur mesure, logiciels libres et propriétaires, acteurs nationaux et étrangers. Rencontrer toujours les mêmes trois entreprises donne une image partielle et peut créer une apparence de favoritisme.