Suites collaboratives souveraines : comparer les options
Messagerie, documents partagés, visioconférence, stockage : la suite collaborative concentre une grande partie des données d'une organisation. Plusieurs voies permettent d'en reprendre la maîtrise, avec des compromis très différents.
Une organisation qui veut reprendre la main sur ses outils de travail partagé rencontre d’abord un problème de vocabulaire. Pour un fournisseur, « souverain » signifie hébergé en Europe ; pour un autre, développé en logiciel libre ; pour un troisième, qualifié par l’autorité nationale de sécurité. Comparer des outils de collaboration souverains suppose de séparer ces questions, puis d’appliquer les mêmes critères à chaque option.
DOSOBE n’édite ni ne distribue aucune des solutions citées et ne perçoit aucune commission de leurs éditeurs ou opérateurs.
Trois questions sous un même mot
Le droit applicable. Qui peut contraindre le fournisseur à communiquer des données ? Un hébergement en Europe ne protège pas des lois étrangères à portée extraterritoriale si la société qui l’exploite y reste soumise. C’est la question qui a conduit la France à exiger, dans sa doctrine « cloud au centre » puis dans la loi de 2024 visant à sécuriser et réguler l’espace numérique, une protection contre ces lois pour les données sensibles de l’État, en s’appuyant notamment sur la qualification SecNumCloud de l’ANSSI.
La maîtrise technique. Peut-on lire le code, choisir l’hébergeur, faire évoluer l’outil, le faire exploiter par un autre prestataire ? Le logiciel libre répond positivement à ces questions ; un service fermé, même européen, non.
La capacité à partir. Peut-on récupérer toutes ses données, dans des formats ouverts, et les recharger ailleurs ? Les formats ouverts de documents (OpenDocument, ISO/IEC 26300) et les protocoles standard de messagerie et d’agenda (IMAP, CalDAV, CardDAV) en sont la condition.
Un cahier des charges qui exige une solution « souveraine » sans préciser lesquelles de ces trois propriétés sont attendues, et comment elles seront vérifiées, ouvre la porte à toutes les interprétations. Écrire les exigences en termes vérifiables : qualification, licence, formats, conditions de réversibilité.
Trois familles d’options
Les suites publiques mutualisées
Plusieurs États construisent des suites communes pour leurs agents, à partir de logiciels libres. En France, la DINUM développe La Suite numérique, qui réunit notamment la messagerie instantanée Tchap, fondée sur le protocole Matrix, un éditeur de documents collaboratifs développé en coopération avec l’Allemagne et les Pays-Bas, et un service de visioconférence. En Allemagne, le centre pour la souveraineté numérique de l’administration (ZenDiS) propose openDesk, qui assemble des briques libres éprouvées : Nextcloud pour les fichiers, Open-Xchange pour la messagerie, Collabora Online pour l’édition bureautique, Element pour la messagerie instantanée, Jitsi pour la visioconférence, OpenProject et XWiki. Ces suites sont d’abord destinées aux administrations de leur pays.
Les assemblages de logiciels libres
Une organisation peut aussi assembler elle-même, ou avec un intégrateur, des logiciels libres comparables : Nextcloud ou une solution équivalente pour le stockage et le partage, une suite bureautique en ligne (Collabora Online, ONLYOFFICE), une messagerie et un agenda, un outil de visioconférence, une messagerie instantanée. Des hébergeurs européens proposent ces briques en service, ce qui évite l’exploitation interne. Le Land allemand du Schleswig-Holstein a annoncé en 2024 une migration de son administration vers ce type d’outils.
Les offres de cloud de confiance
Des sociétés européennes proposent d’exploiter, sous licence et dans un cadre isolé, des technologies d’éditeurs américains. En France, Bleu (Orange et Capgemini, avec les technologies de Microsoft) et S3NS (Thales, avec celles de Google) se sont engagées dans la qualification SecNumCloud. L’objectif est de conserver des outils familiers tout en répondant à la question du droit applicable. Leur statut exact, leur périmètre fonctionnel et leurs délais de disponibilité doivent être vérifiés au moment du choix.
Le comparatif, sur les mêmes critères
| Critère | Suite publique mutualisée | Assemblage de logiciels libres | Offre de cloud de confiance |
|---|---|---|---|
| Qui peut y accéder | En général les administrations du pays concerné | Toute organisation | Toute organisation cliente |
| Droit applicable | Opérée par l’État ou pour lui | Dépend de l’hébergeur choisi | Opérateur européen ; protection visée par la qualification |
| Code et évolutions | Libre, feuille de route publique | Libre ; évolutions selon les communautés et éditeurs | Fermé ; feuille de route de l’éditeur d’origine, avec décalage possible |
| Formats et réversibilité | Formats ouverts, protocoles standard | Formats ouverts, protocoles standard | Formats de l’éditeur ; exports à vérifier |
| Richesse fonctionnelle | Centrée sur les usages courants ; en progression | Variable selon l’assemblage ; intégration entre briques à soigner | Proche des suites d’origine, selon le périmètre ouvert |
| Familiarité pour les utilisateurs | Nouvel environnement à apprendre | Nouvel environnement à apprendre | Environnement familier |
| Exploitation | Assurée par l’opérateur public | Interne, intégrateur ou hébergeur | Assurée par l’opérateur |
| Modèle de coût | Mutualisé ; souvent sans facturation aux administrations bénéficiaires | Pas de licence ; hébergement, support, intégration | Abonnement par utilisateur |
Lecture des résultats
Les suites publiques offrent la réponse la plus complète aux trois questions, pour les organisations qui y ont accès. Leur limite est leur jeunesse relative : certaines briques sont récentes, et l’intégration entre outils progresse encore. Pour une administration, la question n’est plus de savoir si elles fonctionnent, mais si elles couvrent ses usages réels, ce qui se vérifie par un essai.
Les assemblages libres sont la voie ouverte aux collectivités, aux établissements publics hors périmètre des suites d’État, aux associations et aux entreprises. Ils demandent un travail d’intégration (identité commune, cohérence de l’interface, support) qui fait souvent la différence entre une adoption réussie et un rejet. Un intégrateur ou un hébergeur qui livre l’ensemble intégré réduit cet effort.
Les offres de cloud de confiance répondent principalement à la question du droit applicable, en conservant des outils familiers. Elles ne répondent pas à celle de la maîtrise technique, et la réversibilité doit être négociée comme avec l’éditeur d’origine. Elles conviennent aux organisations pour qui l’écart fonctionnel ou le coût de changement d’habitudes serait trop élevé, et qui acceptent de rester dans l’écosystème d’un éditeur.
Comment choisir
Partir des usages réels plutôt que des catalogues : combien d’agents utilisent des macros complexes dans un tableur, combien de réunions accueillent des participants extérieurs, quelles applications métiers dépendent de la suite actuelle. Ces chiffres, obtenus par un inventaire et une enquête rapide, montrent souvent que la majorité des usages est simple et qu’une minorité, identifiable, a des besoins avancés. On peut alors migrer par populations, en traitant la minorité à part.
Prévoir l’accompagnement à la hauteur de l’enjeu : formation, ambassadeurs dans les services, support renforcé pendant les premiers mois. Les retours d’expérience publics des administrations qui ont changé de suite convergent sur ce point : les échecs viennent plus souvent d’une conduite du changement sous-estimée que de l’outil. Nos équipes déployées interviennent précisément sur ce type de transition, et notre note sur la dépendance à un éditeur aide à mesurer d’où l’on part.
Un dernier point est souvent oublié : les échanges avec l’extérieur. Une organisation qui change de suite continue de recevoir des documents de partenaires restés sur d’autres outils, et d’en envoyer. Les suites bureautiques libres ouvrent et enregistrent les formats les plus répandus, avec une fidélité généralement bonne pour les documents courants et parfois imparfaite pour les mises en page complexes ou les tableurs riches en macros. La visioconférence avec des interlocuteurs extérieurs fonctionne dans un navigateur, sans installation, avec la plupart des outils libres. Un essai sur des documents réels échangés avec les principaux partenaires lève les doutes avant la décision.
Méthode et limites
Ce comparatif porte sur des familles d’options, à partir d’informations publiques des opérateurs, des éditeurs et des administrations. Il ne donne aucune note ni aucun prix, et ne prétend pas départager les logiciels d’une même famille, dont la qualité dépend fortement de l’intégration et de l’exploitation. Les qualifications et périmètres des offres évoluent : ils se vérifient auprès de l’autorité qui les délivre au moment de la consultation. Notre dossier sur les données et le cloud approfondit la question de l’hébergement.
- ANSSI, référentiel d’exigences des prestataires de services d’informatique en nuage (SecNumCloud), et liste des prestataires qualifiés.
- Circulaire du Premier ministre relative à la doctrine d’utilisation de l’informatique en nuage par l’État (« cloud au centre »), 2021, mise à jour en 2023.
- Loi n° 2024-449 du 21 mai 2024 visant à sécuriser et à réguler l’espace numérique.
- DINUM, La Suite numérique, documentation publique.
- ZenDiS, openDesk, documentation publique.
- ISO/IEC 26300, Open Document Format for Office Applications (OpenDocument).
Questions fréquentes
Qu'est-ce qu'une suite collaborative souveraine ?
C'est un ensemble d'outils de travail partagé (messagerie, agenda, documents, stockage, visioconférence, messagerie instantanée) dont l'organisation maîtrise l'hébergement, le droit applicable et la capacité à changer de fournisseur. Le terme n'a pas de définition juridique unique ; il faut préciser à chaque fois ce que l'on exige.
Une offre hébergée en Europe par un éditeur américain est-elle souveraine ?
Pas forcément. L'hébergement en Europe ne suffit pas si l'éditeur reste soumis à des lois étrangères à portée extraterritoriale. Les offres dites de confiance, exploitées par une société européenne qui utilise sous licence une technologie américaine, visent à répondre à ce point ; leur statut se vérifie par la qualification obtenue, comme SecNumCloud en France.
Peut-on passer d'une grande suite américaine à une suite libre sans perte ?
Il y a presque toujours des pertes, surtout sur les fonctions avancées et l'intégration entre outils. Elles se mesurent sur les usages réels de l'organisation, souvent plus simples que le catalogue. Une migration par population, en commençant par les usages les plus simples, et un accompagnement sérieux limitent l'impact.