Transcription automatique de réunions : comparatif et confidentialité

La réunion commence à 10 heures. À 9 h 59, un participant supplémentaire apparaît dans la liste : « Assistant de notes ». Personne ne sait qui l’a invité. À la fin de l’échange, chacun reçoit un résumé, une liste de décisions et la transcription intégrale, y compris les deux minutes où l’on a parlé d’un collègue absent. La scène est devenue courante, et elle résume l’enjeu : les outils de transcription IA rendent un vrai service, mais ils déplacent la parole d’une salle vers des serveurs, souvent sans que les participants sachent lesquels.

Ce comparatif ne classe pas des produits. Il compare quatre familles d’outils sur les mêmes critères, en mettant la confidentialité au premier plan, parce que c’est sur elle que les choix diffèrent le plus.

Quatre familles d’outils

Les fonctions intégrées aux suites de visioconférence. Les principales plateformes de réunion en ligne proposent une transcription, et souvent un résumé, selon l’offre souscrite. L’enregistrement reste chez l’éditeur de la suite, déjà sous contrat avec l’organisation.

Les assistants de réunion spécialisés. Des services en ligne qui rejoignent la réunion comme un participant, ou qui s’installent sur le poste, puis transcrivent, résument et indexent. Ils fonctionnent avec plusieurs plateformes, ce qui fait leur attrait, et font intervenir un acteur supplémentaire.

Les API de reconnaissance vocale des fournisseurs de cloud. Des services comme Amazon Transcribe, Google Cloud Speech-to-Text ou Azure AI Speech, qui transcrivent un fichier audio envoyé par une application. Ils demandent une intégration, mais laissent l’organisation maîtresse du flux.

Les modèles ouverts hébergés en interne. Des modèles de reconnaissance vocale publiés sous licence libre, comme Whisper, publié par OpenAI en 2022 sous licence MIT, exécutés sur les serveurs de l’organisation. L’enregistrement ne quitte pas son infrastructure.

Le comparatif sur les mêmes critères

Les appréciations ci-dessous décrivent des tendances par famille. Les conditions varient d’un éditeur à l’autre et d’une offre à l’autre : elles se vérifient dans le contrat, pas dans la plaquette.

La confidentialité, question par question

Une voix enregistrée et ce qu’elle dit sont des données personnelles. Le règlement général sur la protection des données s’applique donc pleinement, avec quelques points qui méritent une attention particulière.

L’information des participants. Chaque personne présente doit savoir qu’elle est enregistrée et transcrite, dans quel but, par qui et pour combien de temps. Cela inclut les invités extérieurs, qui n’ont pas lu votre politique interne. Le principe de transparence du RGPD exclut qu’un participant découvre l’enregistrement après coup.

Le sous-traitant et ses propres sous-traitants. L’outil choisi agit en principe comme sous-traitant au sens de l’article 28 du RGPD. Le contrat doit préciser les finalités autorisées, la localisation des données, la liste des sous-traitants ultérieurs et le sort des données en fin de contrat.

Les transferts hors de l’Union. Si les enregistrements sont traités aux États-Unis, le cadre de protection des données UE–États-Unis, adopté par la Commission en juillet 2023, peut fournir une base, à condition que le destinataire y ait adhéré. Pour d’autres pays, des garanties contractuelles sont nécessaires.

Les secrets protégés. Pour les réunions couvertes par le secret médical, le secret professionnel de l’avocat ou des informations classifiées, la question n’est pas seulement juridique : elle relève souvent des règles de la profession ou de l’administration, qui peuvent exclure tout traitement par un tiers.

Choisir selon la nature des réunions

Le bon outil dépend moins de ses fonctions que du type de réunions qu’il couvrira. Pour des réunions internes courantes, la fonction intégrée à la suite déjà utilisée est souvent le meilleur compromis : pas d’acteur supplémentaire, une information des participants prise en charge par l’interface, un contrat existant à vérifier plutôt qu’un nouveau à négocier. Pour des usages qui dépassent une seule plateforme, un assistant spécialisé peut se justifier, après une analyse sérieuse de ses conditions. Pour des réunions sensibles (comités de direction, instances disciplinaires, échanges médicaux ou juridiques), le traitement en interne par un modèle ouvert, ou une API cloud dans une région et sous un contrat maîtrisés, est la voie la plus défendable.

Dans tous les cas, quatre décisions doivent être prises et écrites avant le déploiement : quelles réunions peuvent être transcrites, qui peut lancer la transcription, combien de temps les transcriptions sont conservées, et si elles tiennent lieu de compte rendu ou non. Notre expertise automatisation des processus aide à cadrer ces usages, et notre offre IA entreprise permet de déployer des traitements de ce type sur une infrastructure que vous maîtrisez.

1. Règlement (UE) 2016/679 (règlement général sur la protection des données), notamment articles 13 et 28.
2. Règlement (UE) 2024/1689 sur l’intelligence artificielle, article 5, paragraphe 1, point f.
3. Commission européenne, décision d’adéquation relative au cadre de protection des données UE–États-Unis, 10 juillet 2023.

Questions fréquentes

Faut-il le consentement de tous les participants pour transcrire une réunion ?

Il faut au minimum les informer clairement avant l'enregistrement, et disposer d'une base légale au sens du RGPD. Selon le contexte (réunion interne, entretien individuel, échange avec des personnes extérieures), le consentement peut être la base la plus appropriée. Dans tous les cas, la transcription ne doit pas être imposée par surprise.

Un modèle ouvert hébergé en interne est-il toujours plus sûr ?

Il supprime le transfert des enregistrements à un tiers, ce qui est décisif pour les réunions sensibles. Mais la sécurité dépend alors de votre propre infrastructure : contrôle des accès, chiffrement, durée de conservation, mises à jour. Il déplace la responsabilité, il ne la supprime pas.

La qualité de transcription en français est-elle suffisante ?

Elle a beaucoup progressé et convient en général à des réunions de travail dans de bonnes conditions sonores. Elle se dégrade avec les accents marqués, le vocabulaire technique, les prises de parole simultanées et les mauvais micros. Un essai sur vos propres enregistrements reste indispensable.

Que faire des transcriptions une fois produites ?

Les traiter comme les documents qu'elles sont : décider qui y a accès, combien de temps on les garde, et si elles remplacent ou non le compte rendu validé. Une transcription brute n'est pas un compte rendu ; elle contient souvent des propos qui n'avaient pas vocation à être écrits.