GED pour collectivités : comparer les solutions du marché

DOSOBE édite GedFlow, cité dans ce comparatif ; les mêmes critères s’appliquent à toutes les solutions.

La plupart des comparatifs de logiciels de gestion électronique des documents (GED) alignent des fonctionnalités : recherche plein texte, gestion des versions, flux de validation, application mobile. Pour une GED pour collectivités, cette grille passe à côté de l’essentiel. Les documents d’une commune, d’une intercommunalité ou d’un département sont des archives publiques dès leur création, soumises au Code du patrimoine, à des durées de conservation définies et au contrôle des archives départementales. Une bonne GED de collectivité se juge d’abord à sa capacité à respecter ce cadre, puis à rendre le travail plus simple.

Ce qu’une collectivité attend d’une GED

Le besoin se résume en quatre fonctions, qui ne relèvent pas toutes du même outil.

Produire et faire circuler : courriers entrants et sortants, délibérations et arrêtés, dossiers de marchés, dossiers d’urbanisme, dossiers des agents. C’est le cœur de la GED, avec ses circuits de validation et sa recherche.

Signer et transmettre : parapheur électronique, télétransmission des actes au contrôle de légalité, échanges avec le comptable public. Ces fonctions sont souvent assurées par des outils spécialisés, qu’il faut relier à la GED.

Conserver selon des règles : appliquer le plan de classement et les durées d’utilité administrative (DUA) issues des référentiels du Service interministériel des Archives de France, préparer le tri et l’élimination, sous visa des archives départementales.

Archiver définitivement : verser les documents à conserver dans un système d’archivage électronique (SAE), qui garantit leur intégrité sur le long terme. Le standard d’échange de données pour l’archivage (SEDA) décrit ces versements.

Aucune solution du marché ne couvre seule ces quatre fonctions de bout en bout. La vraie question est donc : quelle solution couvre bien les deux premières, et se relie proprement aux deux dernières ?

Six familles de solutions

Plutôt que de noter des produits, ce qui exigerait des tests identiques sur chacun et des prix publics qui n’existent pas, nous comparons des familles. Les exemples cités le sont à titre d’illustration ; ils ne constituent ni une liste exhaustive ni un classement.

1. Les suites collaboratives en ligne, par exemple SharePoint dans Microsoft 365. Déjà présentes dans beaucoup de collectivités pour la messagerie et la bureautique, elles offrent stockage, partage, versions et, selon les offres, des fonctions de conservation.

2. Les GED généralistes, libres ou propriétaires, par exemple Alfresco, disponible en édition communautaire libre et en édition commerciale. Très configurables, elles demandent un intégrateur pour être adaptées aux pratiques d’une collectivité.

3. Les logiciels issus de l’écosystème public, par exemple la suite de Libriciel (Pastell pour les flux dématérialisés, i-Parapheur pour la signature, As@lae pour l’archivage) ou Maarch Courrier pour la gestion du courrier. Conçus pour les besoins des administrations, souvent sous licence libre.

4. Les modules GED des progiciels métiers : les éditeurs de logiciels de gestion financière, de ressources humaines ou d’état civil pour collectivités proposent souvent un module documentaire intégré à leur suite.

5. Les systèmes d’archivage électronique, comme le logiciel libre Vitam développé par l’État ou As@lae. Ils ne remplacent pas une GED, mais constituent la destination des versements et doivent figurer dans la comparaison de l’architecture d’ensemble.

6. GedFlow, la solution éditée par DOSOBE, qui part du plan de classement existant de l’organisation et applique le cycle de vie des documents, du versement à l’élimination.

Huit critères, les mêmes pour tous

Les critères retenus découlent des quatre fonctions ci-dessus et des contraintes propres au secteur public.

1. Plan de classement et métadonnéesLa solution s’adapte-t-elle au plan de classement de la collectivité, et permet-elle de rendre obligatoires les métadonnées utiles au tri ?
2. Cycle de vieLes durées d’utilité administrative et le sort final peuvent-ils être appliqués automatiquement, avec une liste d’éliminations à soumettre au visa ?
3. Lien avec l’archivage définitifLa solution sait-elle préparer des versements au format SEDA vers un SAE ?
4. Interopérabilité avec les outils en placeParapheur, télétransmission des actes, logiciels métiers, messagerie : par quelles interfaces documentées ?
5. Recherche et reprise de l’existantRecherche plein texte, reconnaissance de caractères sur les documents numérisés, reprise des partages de fichiers et des fonds papier.
6. Droits et traçabilitéDroits par service et par rôle, journal des consultations et des modifications, exportable.
7. Hébergement et réversibilitéOù sont les données, sous quelle juridiction, et peut-on tout récupérer dans des formats ouverts à la fin du marché ?
8. Modèle économique et pérennitéLicence, abonnement, communauté, capacité de l’éditeur ou de l’intégrateur à assurer le support sur la durée.

Le tableau comparatif

Les appréciations ci-dessous sont qualitatives et décrivent la situation la plus courante dans chaque famille ; elles doivent être vérifiées produit par produit, en démonstration, sur des cas réels de la collectivité. Les systèmes d’archivage électronique n’y figurent pas : ils ne sont pas une alternative à la GED, mais la destination de ses versements.

Analyse par famille : pour qui ?

Suites collaboratives

Elles conviennent à une collectivité déjà équipée qui veut d’abord sortir des partages de fichiers désordonnés et des pièces jointes. Leur force est l’adoption : les agents connaissent l’outil. Leur limite est l’absence de discipline archivistique par défaut ; sans plan de classement imposé et sans règles de conservation paramétrées, on reproduit le désordre dans un outil plus puissant. La question de l’hébergement mérite aussi un examen attentif : la doctrine de l’État sur l’informatique en nuage, qui ne s’impose pas aux collectivités, et la qualification SecNumCloud de l’ANSSI servent souvent de repères pour les données sensibles.

GED généralistes

Elles conviennent aux grandes collectivités qui disposent d’une direction des systèmes d’information capable de piloter un intégrateur. Leur souplesse est réelle ; leur coût total dépend surtout de l’intégration et de la maintenance des développements spécifiques.

Écosystème public

C’est souvent le choix naturel des communes et intercommunalités qui recherchent des outils conçus pour leurs procédures, avec une communauté d’utilisateurs comparables. Il faut vérifier la couverture fonctionnelle de la GED proprement dite, parfois plus restreinte que celle du parapheur ou de l’archivage dans la même suite.

Modules de progiciels métiers

Pratiques pour un service donné (ressources humaines, finances, état civil), ils créent rarement une GED transverse. Le risque est la juxtaposition de plusieurs modules documentaires, chacun avec ses règles, sans vue d’ensemble.

GedFlow

GedFlow s’adresse aux organisations qui veulent partir de leur plan de classement et de leurs flux réels, avec un pilote sur un service avant tout déploiement, et garder la maîtrise de l’hébergement et des données. Sa limite est celle d’un produit récent : peu de références publiques, et un versement vers un SAE à préciser selon l’outil d’archivage retenu par la collectivité. Les mêmes vérifications en démonstration s’appliquent.

Les pièges à éviter

Un quatrième piège, plus discret : ne pas prévoir la réversibilité dans le marché. Une clause qui précise les formats d’export (documents et métadonnées), le délai et l’assistance en fin de contrat coûte peu à négocier au départ et beaucoup à obtenir à la fin.

Méthode et recommandation

Ce comparatif repose sur les exigences du cadre archivistique public et sur le fonctionnement général de chaque famille de solutions, sans test chiffré de produits ni prix, que nous ne pourrions pas vérifier de façon identique pour tous. Mise à jour : mars 2025.

Notre recommandation : commencer par un diagnostic documentaire sur un service à fort volume (courrier, urbanisme ou ressources humaines), qui produit le plan de classement cible, les volumes à reprendre et la liste des interfaces nécessaires ; puis consulter le marché sur cette base, avec trois dossiers réels comme scénarios de démonstration. C’est aussi le point de départ de GedFlow, qu’il soit retenu ou non. Notre expertise automatisation des processus détaille comment relier GED, parapheur et outils métiers sans ressaisie.

1. Code du patrimoine, livre II (archives), et contrôle scientifique et technique de l’État sur les archives des collectivités territoriales.
2. Service interministériel des Archives de France, référentiels de durées d’utilité administrative et standard d’échange de données pour l’archivage (SEDA).
3. AFNOR, NF Z42-013, et ISO 14641, archivage électronique.
4. ANSSI, référentiel de qualification SecNumCloud.

Questions fréquentes

Une GED suffit-elle pour l'archivage électronique ?

Non. La GED gère les documents vivants : création, circulation, consultation. L'archivage électronique à valeur probante relève d'un système d'archivage électronique (SAE), conforme à la norme NF Z42-013 ou à son équivalent international ISO 14641. Les deux doivent être reliés, par exemple par des versements au format SEDA.

Faut-il associer les archives départementales au projet ?

Oui, et tôt. Les archives départementales exercent le contrôle scientifique et technique de l'État sur les archives des collectivités de leur ressort. Elles peuvent conseiller sur le plan de classement, les durées de conservation et les conditions d'élimination, et leur avis évite des choix difficiles à corriger ensuite.

Une suite bureautique en ligne peut-elle tenir lieu de GED ?

Elle couvre la collaboration et le stockage, et certaines proposent des fonctions de conservation. Pour une collectivité, la question est de savoir si l'on peut y appliquer le plan de classement, les durées d'utilité administrative et un versement vers un SAE, et où les données sont hébergées. C'est à vérifier sur pièces, comme pour toute autre solution.

Comment comparer des offres sans prix publics ?

En demandant aux candidats un coût complet sur la durée du marché (licences ou abonnement, hébergement, reprise de l'existant, formation, support, réversibilité) établi sur le même périmètre décrit dans le cahier des charges. C'est la seule base de comparaison loyale.