Rédiger le cahier des charges d’un dossier patient informatisé

Les difficultés des déploiements de dossiers patients informatisés se ressemblent : des soignants qui passent plus de temps à saisir qu’à soigner, des échanges avec le laboratoire qui ne fonctionnent pas, un éditeur qui facture chaque modification, des données impossibles à récupérer le jour où l’on veut changer. La plupart de ces difficultés trouvent leur origine dans le cahier des charges, ou dans ce qu’il n’a pas dit. Ce guide s’adresse aux directions d’établissements de santé et aux ministères qui préparent un DPI en appel d’offres.

Avant d’écrire : savoir ce que l’on achète

Un dossier patient informatisé n’est pas un logiciel unique. Selon les établissements, le périmètre peut inclure le dossier médical et de soins, la prescription et l’administration des médicaments, les demandes d’examens et le retour des résultats, la gestion administrative des patients, la planification, les comptes rendus, la facturation. Certains de ces modules existent déjà et fonctionnent. Le premier travail est donc un inventaire : ce qui est remplacé, ce qui est conservé et devra être relié, ce qui n’existe pas encore.

Le second est de mesurer l’existant : nombre de lits et de passages, nombre d’utilisateurs par profil, volumes de prescriptions et de résultats, nombre d’années d’historique à conserver. Ces chiffres serviront aux candidats pour dimensionner leurs offres, et à l’établissement pour comparer les prix.

La méthode de rédaction

1. Constituer le groupe de travailMédecins, soignants, pharmaciens, secrétariats médicaux, direction des systèmes d’information, direction des achats, délégué à la protection des données, responsable de la sécurité. Les soignants doivent y avoir du temps réservé, pas des créneaux entre deux gardes.
2. Décrire les parcours de soinsAdmission aux urgences, hospitalisation programmée, consultation externe, sortie et lien avec la ville. Pour chacun, qui fait quoi, avec quelles informations, et où sont aujourd’hui les ruptures. Ces parcours deviennent les scénarios de démonstration.
3. Exprimer les exigences fonctionnellesÀ partir des parcours, en distinguant ce qui est indispensable, ce qui est attendu et ce qui serait un plus. Une exigence se formule comme un résultat vérifiable, pas comme une solution.
4. Fixer les exigences imposéesInteropérabilité, hébergement, sécurité, protection des données, accessibilité, réversibilité. Elles sont non négociables et doivent être précises.
5. Préparer l’évaluationGrille de notation, pondération, scénarios de démonstration, composition du jury, méthode de calcul du coût complet. Tout cela se publie avec le dossier.

Les parties qui font la différence

L’ergonomie, évaluée par les utilisateurs

Le temps de documentation est la première plainte des soignants. Le cahier des charges ne peut pas l’éliminer, mais il peut le rendre évaluable : nombre d’actions pour réaliser une prescription courante, saisie unique d’une information, consultation sur tablette au lit du patient, fonctionnement en mode dégradé en cas de panne. Les scénarios de démonstration doivent être joués devant des soignants, qui notent eux-mêmes.

L’interopérabilité, nommée et testée

« Le logiciel doit être interopérable » n’engage à rien. Il faut nommer les normes et décrire les échanges attendus : HL7 FHIR et HL7 version 2 pour les échanges de données cliniques et administratives, DICOM pour l’imagerie, les profils IHE pertinents pour le partage de documents et l’identification des patients, LOINC pour les résultats de laboratoire, la CIM (CIM-10 ou CIM-11, en vigueur à l’OMS depuis 2022) pour les diagnostics, et les référentiels nationaux applicables (en France, le cadre d’interopérabilité des systèmes d’information de santé et les exigences du programme Ségur du numérique). Chaque échange doit faire l’objet d’un scénario de test inclus dans la recette.

La reprise des données

Les dossiers existants (antécédents, allergies, traitements, comptes rendus, résultats) doivent suivre le patient dans le nouveau système. Le cahier des charges doit préciser les sources, les volumes, la profondeur d’historique à reprendre, la répartition des responsabilités entre l’établissement, l’ancien éditeur et le nouveau, et les critères de qualité de la reprise. C’est un lot à part entière, avec son budget et son calendrier.

La sécurité et l’hébergement

Les données de santé exigent un hébergement conforme au cadre national. En France, l’hébergement de données de santé pour le compte d’un tiers impose le recours à un hébergeur certifié HDS. Partout, il faut préciser les exigences de disponibilité, de sauvegarde, de reprise après sinistre, de journalisation des accès et de gestion des habilitations. Le délégué à la protection des données doit pouvoir réaliser l’analyse d’impact sur la base des réponses.

La réversibilité

Le jour où l’établissement voudra changer de logiciel, il devra récupérer ses données dans un format exploitable. Le cahier des charges doit l’exiger explicitement : export complet dans des formats documentés et normalisés, assistance de l’éditeur pendant la transition, durée et coût de cette assistance fixés dès le marché.

Un contrat de dossier patient se juge autant à sa clause de sortie qu’à ses fonctionnalités.

Les erreurs les plus fréquentes

Copier le cahier des charges d’un autre établissement. Il reflète d’autres parcours, d’autres priorités, et souvent les compromis d’un autre marché. Il peut servir d’inspiration, jamais de base.

Multiplier les exigences. Mille exigences toutes notées « indispensables » rendent les offres incomparables et favorisent les candidats qui répondent « oui » à tout. Mieux vaut cent exigences hiérarchisées et vérifiées.

Juger sur le prix de licence. Le coût d’un dossier patient sur dix ans comprend l’intégration, la reprise, la formation, l’hébergement, la maintenance, les évolutions réglementaires et les interfaces. L’offre la moins chère à l’achat est rarement la moins chère sur la durée.

Oublier le statut réglementaire. Certaines fonctions, comme l’aide à la prescription ou le calcul de doses, peuvent relever de la réglementation des dispositifs médicaux (règlement (UE) 2017/745 en Europe). Le cahier des charges doit demander aux candidats de préciser le statut de leur logiciel et des modules concernés.

Liste de contrôle avant publication

• Le périmètre, l’existant conservé et les interfaces à réaliser sont décrits.
• Les volumes et le nombre d’utilisateurs par profil sont fournis.
• Les parcours de soins sont décrits et transformés en scénarios de démonstration.
• Les normes d’interopérabilité sont nommées, avec des scénarios de test.
• La reprise des données est un lot identifié, avec ses critères de qualité.
• Les exigences d’hébergement, de sécurité et de protection des données sont précises.
• La réversibilité est exigée, avec format, assistance et coût.
• La grille d’évaluation, la pondération et la méthode de coût complet sont publiées.

Pour comparer les solutions une fois les offres reçues, notre guide des neuf critères pour comparer les logiciels de dossier patient complète ce travail. Notre expertise en santé numérique accompagne la rédaction et l’analyse des offres. DOSOBE édite par ailleurs Betz, un dossier patient conçu pour suivre le patient avec son consentement.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour rédiger le cahier des charges d'un DPI ?

Pour un hôpital de taille moyenne, compter plusieurs mois entre le lancement des ateliers et la publication. La phase la plus longue est la description des parcours avec les services de soins, qui ne peut pas être déléguée entièrement à un prestataire.

Faut-il un cahier des charges fonctionnel ou technique ?

Majoritairement fonctionnel : décrire ce que les soignants et les services doivent pouvoir faire, avec des critères de réussite. Les exigences techniques portent sur ce qui est imposé (normes d'échange, hébergement, sécurité, réversibilité), pas sur l'architecture interne du logiciel.

Comment comparer des offres de DPI de façon équitable ?

Par une grille d'évaluation publiée avec le dossier, des scénarios de démonstration identiques pour tous les candidats, joués devant un jury de soignants, et une estimation du coût complet sur la durée du marché, pas seulement du prix de la licence.