Tenir le registre des systèmes d’IA de l’organisation
On ne peut ni classer, ni encadrer, ni auditer des systèmes d'IA que l'on ne connaît pas. Le registre est la première pièce de toute gouvernance de l'IA : voici comment le construire sans en faire un exercice administratif de plus.
Combien de systèmes d’intelligence artificielle votre organisation utilise-t-elle ? La plupart des directions répondent en citant deux ou trois projets. La réalité compte souvent bien davantage : des fonctions d’IA ajoutées par les éditeurs dans des logiciels déjà en place, des assistants conversationnels utilisés par les agents, un outil de tri des candidatures acheté par les ressources humaines, un module de détection de fraude livré avec le progiciel financier. Le registre des systèmes d’IA sert d’abord à combler cet écart entre ce que l’on croit et ce qui est.
Pourquoi tenir un registre
Le règlement européen sur l’intelligence artificielle (AI Act), en vigueur depuis le 1er août 2024, applique ses obligations par étapes : interdictions de certaines pratiques et obligation de maîtrise de l’IA par le personnel depuis le 2 février 2025, règles pour les modèles d’IA à usage général depuis le 2 août 2025, majorité des obligations, dont celles des systèmes à haut risque listés à l’annexe III, à partir du 2 août 2026. Ces obligations dépendent du rôle de l’organisation (fournisseur ou déployeur) et du niveau de risque de chaque système.
Le texte n’exige pas en tant que tel un inventaire interne exhaustif. Mais il est impossible de savoir quelles obligations s’appliquent sans savoir quels systèmes l’on utilise, pour quoi faire et dans quel rôle. Les cadres de référence l’ont bien compris : la norme ISO/IEC 42001:2023 sur les systèmes de management de l’IA suppose de connaître le périmètre des systèmes couverts, et le cadre de gestion des risques de l’IA du NIST (AI RMF 1.0, 2023) prévoit explicitement des mécanismes d’inventaire.
Le registre rend enfin trois services immédiats : répondre à une question d’un auditeur, d’un régulateur ou d’un journaliste sans enquête de plusieurs semaines ; repérer les doublons et les achats concurrents ; savoir qui prévenir quand un fournisseur signale un incident.
Que faut-il y inscrire ?
Première difficulté : délimiter ce qui est un « système d’IA ». La définition de l’AI Act est large ; la Commission européenne a publié en février 2025 des lignes directrices pour l’interpréter. Une règle pratique : inscrire tout outil qui produit des prédictions, des recommandations, des décisions ou des contenus à partir de données, avec un degré d’autonomie, et trancher ensuite les cas limites en les documentant plutôt qu’en les ignorant.
Une quinzaine de champs suffisent pour un registre utile.
| Bloc | Champs | À quoi ils servent |
|---|---|---|
| Identification | Nom, fournisseur, version, date de mise en service, propriétaire métier | Savoir de quoi l’on parle et à qui s’adresser |
| Usage | Finalité, processus concerné, utilisateurs, personnes affectées par les résultats | Apprécier l’impact réel, au-delà de la technologie |
| Qualification | Rôle de l’organisation (fournisseur, déployeur), catégorie de risque retenue et justification | Déterminer les obligations applicables |
| Données | Données en entrée, présence de données personnelles, lieu de traitement, réutilisation par le fournisseur | Faire le lien avec le RGPD et la sécurité |
| Contrôle | Supervision humaine prévue, évaluations réalisées, indicateurs suivis, incidents | Prouver que l’usage est maîtrisé |
| Liens | Fiche du registre des traitements, contrat, analyse d’impact, documentation du fournisseur | Éviter de dupliquer ce qui existe déjà |
Le champ le plus important est souvent la justification de la catégorie de risque. Un système classé « risque minimal » sans explication ne protège personne en cas de contrôle ; une justification de trois lignes, datée et signée, montre que la question a été posée.
Le construire en cinq étapes
- Recenser par plusieurs entréesInterroger les achats et la comptabilité (abonnements, licences), la DSI (logiciels et modules activés), les métiers (outils utilisés au quotidien) et les agents eux-mêmes, par un questionnaire court et sans reproche. L’IA utilisée sans autorisation ne se découvre que si l’on ne sanctionne pas ceux qui la déclarent.
- Qualifier chaque systèmeRôle de l’organisation, finalité, catégorie de risque. Les cas de l’annexe III de l’AI Act (recrutement, accès aux prestations essentielles, éducation, notamment) demandent une attention particulière, car ils peuvent relever du haut risque même pour un outil acheté sur étagère.
- Désigner des propriétairesUn responsable du registre, et un propriétaire métier par système, qui répond de son usage et valide les mises à jour de sa fiche.
- Relier aux registres existantsRegistre des traitements au titre du RGPD, cartographie des applications, registre des risques, contrats. Le registre de l’IA ne doit pas devenir un silo de plus : il pointe vers ce qui existe et ajoute ce qui manque.
- Organiser la mise à jourFixer des déclencheurs plutôt qu’une révision annuelle : achat d’un nouvel outil, activation d’une fonction d’IA par un éditeur, changement de finalité, nouveau modèle, incident. Chacun impose de mettre à jour la fiche concernée.
Qualifier le risque sans se perdre
La qualification est l’étape qui inquiète le plus, et celle où un raisonnement ordonné fait gagner le plus de temps. Pour chaque système, quatre questions se posent dans cet ordre, et la première réponse positive détermine l’essentiel des obligations.
L’usage relève-t-il d’une pratique interdite ? L’article 5 de l’AI Act dresse la liste : notation sociale, manipulation exploitant des vulnérabilités, reconnaissance des émotions sur le lieu de travail ou dans l’enseignement (hors raisons médicales ou de sécurité), entre autres. Ces interdictions s’appliquent depuis le 2 février 2025 ; la Commission a publié des lignes directrices pour les interpréter.
Le système est-il à haut risque ? Soit parce qu’il est un composant de sécurité d’un produit couvert par la législation européenne d’harmonisation (annexe I), soit parce que son usage figure à l’annexe III. Le texte prévoit des exceptions pour les systèmes qui n’exécutent qu’une tâche procédurale étroite ou préparatoire ; s’en prévaloir suppose de documenter l’analyse.
Le système est-il soumis à des obligations de transparence ? Les agents conversationnels qui dialoguent avec le public, les contenus générés ou manipulés par l’IA, certains systèmes de reconnaissance des émotions ou de catégorisation biométrique : l’article 50 impose d’en informer les personnes concernées.
À défaut, le risque est minimal, ce qui ne veut pas dire sans règle : le RGPD, le droit du travail, les règles sectorielles et les obligations contractuelles continuent de s’appliquer, de même que l’obligation générale de maîtrise de l’IA par le personnel.
Ce dernier point illustre un usage souvent négligé du registre : il indique qui utilise quoi, donc qui former à quoi. Un plan de formation fondé sur le registre cible les utilisateurs réels des systèmes les plus sensibles, plutôt que d’imposer à tous une sensibilisation générale.
Trois pièges fréquents
Un périmètre limité aux projets de la DSI, qui ignore l’IA intégrée aux logiciels du quotidien. Un registre rempli une fois pour un audit, puis abandonné. Une qualification de risque faite par le seul fournisseur, sans regard de l’organisation qui déploie et connaît l’usage réel.
Le registre n’est pas une fin. Il prépare les décisions qui suivent : quels systèmes encadrer en priorité, lesquels évaluer, lesquels arrêter, quelle formation donner à quels utilisateurs. Notre dossier sur les agents d’IA en entreprise montre comment il s’insère dans une gouvernance plus large ; notre offre IA d’entreprise inclut sa mise en place pour les organisations qui déploient leurs premiers usages. Et si votre organisation suit déjà plusieurs référentiels, notre guide pour gérer plusieurs référentiels sans multiplier les audits montre comment intégrer celui-ci aux autres.
Questions fréquentes
Le registre des systèmes d'IA est-il obligatoire ?
L'AI Act n'impose pas, en tant que tel, un inventaire interne de tous les systèmes d'IA. Il impose des obligations qui varient selon le rôle (fournisseur, déployeur) et le niveau de risque, ainsi que l'enregistrement de certains systèmes à haut risque dans une base de données européenne. Sans inventaire, il est impossible de savoir lesquelles s'appliquent : le registre est donc la condition pratique de la conformité. La norme ISO/IEC 42001 et le cadre du NIST le prévoient explicitement.
Faut-il inscrire les outils d'IA générative utilisés par les agents ?
Oui, dès lors qu'ils sont utilisés dans un cadre professionnel, y compris les assistants conversationnels et les fonctions d'IA ajoutées à des logiciels bureautiques. C'est même souvent là que se trouvent les usages les moins maîtrisés.
Qui doit tenir le registre ?
Un responsable désigné, souvent rattaché à la conformité, à la DSI ou à une fonction de gouvernance des données, en lien étroit avec le délégué à la protection des données et les achats. Chaque système inscrit doit avoir, en plus, un propriétaire métier qui répond de son usage.
Quel outil utiliser pour le registre ?
Un tableur partagé suffit pour commencer, à condition d'en contrôler les droits et les versions. Au-delà de quelques dizaines de systèmes, ou quand il faut relier le registre aux contrats, aux analyses d'impact et aux incidents, un outil de gouvernance devient préférable.